企业档案管理中信息化工具的应用研究

凤金燕

（安徽养和医疗器械设备有限公司，安徽 桐城 231400）

由于现代科学技术日新月异的进展，电脑信息化已经应用到各个方面。因此产生的大量电子文件也就成为文件存储的主要对象，特别是电子文件的归档、存储、管理、传递等方面开始成为单位日常运转的重要环节。档案管理模式已由实体图纸化管理逐步进入了数字模拟管理，互联网的信息化档案管理日益具有重大意义、必要性。公司通过建设局域网，搭建了OA办公自动化管理系统，逐步建立了互联网模式的档案管理与信息化建设管理系统，提高档案管理的综合性与系统性，集档案收集、整理、分析、保管、安全于一体，逐步完善档案管理工作，提高档案使用效率，更方便快捷地提供档案信息服务，充分利用现代信息技术的优势。

目前，在大多数企业各部门档案的日常管理中，尤其是在中小型企业或在企业开创初期，档案管理仍处于各部门自行管理范围，未形成相关连接，未统一规范管理，各部门在日常沟通衔接工作中经常因保管不当，造成文档信息丢失，给工作带来了很多不便之处，相互之间不能及时地进行信息反馈，无法进行资源共享；文档之间的传递，保存都存在一定的问题，大部分仍停留在纸质文件传递上。在文件传递过程中，纸质文件容易造成文件损坏遗失、传送过程缓慢、文件不能及时传递、造成下级部门不能及时得到最新文件、会出现因文件发放延迟、文件下发错误等问题，严重的会直接造成一定的经济损失；同时也达不到环保要求，造成的纸张的浪费，更增加了企业成本。因此想要加强与部门的沟通协作能力，必须要采取有效措施，加快档案管理信息化建设的步伐，降低企业成本，提高企业经营管理运行质量。

为提高企业档案管理的信息化水平，企业前期要做一定的资金和人员投入预算，配置与现代化档案管理相适应的硬件和软件设施设备，组建服务器设备，建立起企业大数据库，并配备相应档案管理人员，使各部门文件能统一录入数据库中，建立起企业档案信息化管理系统的基础。

对于现代化信息下的企业档案管理，企业建立信息化档案初期，对“互联网+档案信息化”的思想认识不够深入，人才队伍建设体系不足，没有得到足够的重视，认为档案管理只是简单的文书保管，发放等工作。对信息化档案管理更是缺乏全面了解，未有长远意识和时代发展前瞻性，未能及时跟进时代步伐和观念，更甚是出现排斥消极态度，不接受新事物的思想，给信息化档案管理也带来了阻力。随着信息化的发展，企业意识到信息化管理势在必行，企业转变思路，针对困难点、痛点，对人员进行了档案管理方面的培训教育，以提高信息化建设的全局意识，培养专业人才，建立起专业人才队伍。

企业在建立信息化档案管理系统的同时，应配备专业人才。企业在具有一定实力时，可以在信息化建设过程中可结合自身情况，从部门中抽取专业技术方面人才自行开发建立起该系统，打造出更符合企业自身需求的档案管理系统。在这一方面企业目前尚有所欠缺，不具备这方面技术开发能力，但从培养企业人才角度出发，可以利用这个契机，挖掘培养专业技术方面人才。企业在努力培养发展专业人才过程中，利用信息化档案管理系统建设，从各部门考察抽取部分人员作为档案管理人员进行培训，让他们渐渐地从事基础档案管理工作，积极调动起大家档案管理的积极性。再通过与软件开发企业进行洽谈，结合企业实际情况，共同订制一套属于企业自己所特有的档案管理系统，这样可更加方便快速地建立起档案管理系统。

档案管理对人员要求很高，管理不只是对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的；也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。为实现现代化档案管理信息化，首先需要具有现代化科学意识思维的人员，管理人员也需要具有较高的学识层次和现代化技术，而不能只是满足于一般的计算机操作处理，就目前情况来看，许多国家档案机关都缺少现代的高新技术人员，其中档案信息管理等复合型人员也比较奇缺，而且这些国家档案工作人员现代化水平也较差，在现代信息化模式下的管理工作中产生了不便。即使引进了现代化设施，仍无法发挥效果，更难谈企业档案的信息化管理水平了，所以企业在这方面也应该加以注意，为培养现代化的档案管理人才，以保证档案人员素质随着时间的变迁而日益增加，应积极培养档案管理人员电脑等技能的操作水平。

档案信息化管理前期工作是施行数据库建立，前期工作量巨大，必将投入大量人力、物力、财力等。虽说前期一次性投入较大，但建立形成后对企业的工作效率提高也是明显的，整体提升企业的管理水平是显著的。

随着办公自动化普及化的深入加强，市场上出现了越来越多的辅助办公的自动化软件，在企业运营中就应用一些办公自动化的辅助软件，如OA综合办公系统、ERP物资采购管理系统、用友这类的财务管理软件系统，提升了企业的工作效率，同时对信息化档案管理建立也起到添砖加瓦的功效。企业在建立信息化档案管理系统时，可以依据这些软件上的数据与档案管理系统进行有效的对接，使流程一结束就实行逻辑归档到档案管理系统中来，为档案管理系统数据库建立基础数据。

档案管理系统的服务对象是企业所有部门，所以说档案管理系统不是一个人的事，不是某个部门的事，而是所有人的事，是大家共同的工作。档案管理信息化建设的架构图如图1所示。

图1 档案管理信息化建设的架构图

根据公司研发能力，自行投入开发了一套档案管理系统，该项目投资共20万元，建设工期为一年，通过该系统的建设，实现了安徽养和的档案管理自动化和无纸化的信息化系统综合管理，提高档案管理工作的质量和效率。系统采用了C/S架构，利用C#语言使用asp.net core跨平台框架开发，采用MVC三层架构，前端使用Bootstrap 4、JavaScript技术，数据库为SQLServer 2016，系统使用IIS无托管方式发布，服务器系统为Windows Server 2019，使用了2台交换机，利用内外网交互平台，以请求服务的方式实现数据的交换。该系统投入运营后，充分发挥了档案信息化的作用，实现了包括档案存储、档案查阅、档案检索在内的一连串工作。

档案管理系统应用主要包括以下几个模块：

（1）用户身份识别和管理。作为唯一标识，用户身份识别在档案系统中显得尤为重要。用户在建档后档案系统后台给定唯一标识，用户进行登录、检索、查阅、下载的操作下均可有效地记录相关动作日志，同时，在用户浏览的文档的背景添加日期、用户名、文件状态等水印以保护文件，防止受控文件的外泄与非预期使用。系统设置管理员账号一个，主要负责用户权限的分配、密码的重置、以及后台的相关设置。

（2）档案分类。系统对档案进行了分类管理，对不同类型的文件进行了分类处理。如产品的DHR文档、产品的DMR文档、质量体系相关文件等。不同人员依据权限的不同对档案有相应的权限，如查阅、只读、编辑、上传、下载、删除等等。档案管管系统文档上传界面如图2所示。

图2 档案管管系统文档上传界面

（3）档案检索。用户登录验证通过后可进行档案的检索，检索可指定相关范围，如指定日期区间、指定产品、指定编制人员等，系统也可使用模糊查询。检索出来的数据简要展示在页面中，可点击详情进行下一步的查看和预览操作

（4）档案查阅。用户可进行历史档案的查阅，查阅页面可详细的展示文件的编审批人员、文件编号、版本修订号、变更记录等，同时文件的预览窗口的功能也可满足大部分需要。档案查询可自动带出该文档的历史版本记录，通过历史版本记录可查看文件的历史版本以及变更原因等。

（5）档案操作记录。系统用户对档案进行重要操作时会保留相应记录，如删除、修改、上传等。系统在记录到文件相应操作后会通知到对应的人员，防止文件变动后人员对文件最新信息的不同步。

目前该系统运行良好，各部门档案管理人员可正常使用相关模块，档案文件管理的效率得到了很大的提高，同时系统的使用避免了纸质文档发布、版本更新可能导致的文件混乱及与旧版本文件的误用。根据目前用户的使用反馈情况，系统也存在部分需改进的功能，如添加批量下载、批量删除等，公司后续派专业研发技术人员积极地跟进处理，并已经完成相关功能优化工作。产品管理界面如图3所示。

图3 产品管理界面

对于存储在计算机中的档案保管的安全性工作也不容忽视，因处在网络环境中，处在一个开放的状态下，会出现一些不可控的因素，通过网络传送时容易被泄密、篡改和伪造，文件档案在发送、接收、保管、归档时更甚是面临病毒的入侵，对信息化档案管理的保密性安全性造成严重的威胁。这样就迫使企业在建立信息化档案管理系统时必须要考虑到安全防护问题。将文件在档案管理系统中进行统一的分类归档，区别文件的保密级别、安全级别，对特殊保密级别高的文件，还应采取加密保护措施；设定档案分级保存，设定权限分工工作流程，不同级别用户限定不同权限调取不同级别文件进行查阅，同时这一切要在档案管理人员的监控下进行。业务流程管理系统，是指针对整个系统工作状况的监视以及对系统的每一个项目或任务的流转情况、实施工作状况的追踪与监测。企业档案管理系统，主要承担企业业务流程的监控管理工作，以保证企业后台系统安全平稳运转，同时又起到了保证整个系统所生成的电子文档的真实性、原始性、内容齐全完整性的关键保障作用。所以，文件档案管理人有责任与义务关注流程管理的科学化、准确性。另外，企业需定期地对档案管理系统进行维护更新，并定时进行数据备份存档，以防止意外状况出现或损失文件内容。在安全性的保证措施下，档案管理系统才可以充分发挥其真正功能，既实现数据共享，又提高档案管理的质量。

随着信息化技术的不断发展，传统纸质实体式档案存档方式已逐渐不适用于现代化大型企业办公。因此，档案管理信息化的趋势更加凸显出来，势在必行。但纸质文档的存在也不是非要一并彻底摒弃掉，它在档案管理中还起着一定的辅助作用，档案管理信息化模式有着它的利处也有着它的弊端；档案管理信息化模式并非一朝一夕即可完成，是在实践中循序渐进不断修正完善，不断探索钻研的过程，从而形成符合企业自身实际需求发展的一条路。

目前一些大中型企业已经感受到时代发展的变化，开始渐渐意识到企业发展需要跟随时代的步伐，已经开始觉醒，正朝着现代化企业进行改革，这其中也包括档案管理的转变，也逐步地向全面实现信息化管理迈进。当然，改革之路从来都是艰辛的，信息化档案管理前期工作中仍有很多不足之处，如OA办公自动化各部门资料尚未能达到资源共享，在流程设计过程中，权限设置还存在一些问题，不能执行下一步、无法提交、部分表单无法通过OA办公自动化进行实现，只能通过纸质文件进行操作。在建设过程中，仍然存在流程实施纸质文件、一部分电子档文件流通的混乱现象。但随着后期加强对档案信息化管理方面的管理和投入，人员技术水平和意识的提升，运行中不断的调整和完善，循序渐进的将各部门文件分类转向网上办公操作，提升信息化管理应用的深度和广度，档案管理系统将逐步地搭建起来，运行流畅，为企业带来收益，为企业创新。

总之，档案管理工作有很高的重要性，人员须从根本意义上理解档案管理工作的重要性，并引起重视；企业应加强对档案管理方面人员培训工作，档案管理人员应具备现代化管理思维，具备一定专业化技能基础，同时结合社会环境，与时俱进，实现档案科学化、制度化、规范化管理。在企业档案管理系统应用过程中，档案管理人员应熟悉了解企业各项业务，从业务角度解决档案管理工作的难点，通过档案管理系统不断的优化和应用，提升档案管理工作效率和质量。档案信息化管理工作是一项漫长而复杂的过程，是不断优化改进的过程，是一条变革之路，需企业大力支持和推动才能看见档案管理的成效。