摘 要：随着科学技术的进步，人类迎来了信息时代，推动了全球经济与社会的发展。信息化革命给国有企业干部人事档案管理工作带来了新的发展契机，加强档案管理信息化建设已成为国有企业更好地适应时代发展要求的一项重要措施。本文阐述了信息化背景下国有企业干部人事档案管理信息化的必要性，并提出了国有企业干部人事档案信息化管理的方向与措施，为国有企业干部人事档案管理信息化的工作提供了必要的参考。
关键词：档案信息化;档案管理;电子档案
中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：2096-4706（2019）17-0120-02
Abstract：With the progress of science and technology，mankind has ushered in the information age and promoted the development of global economy and society. The information revolution has brought new opportunities to the management of personnel files of state-owned enterprises. Strengthening the information construction of archives management has become an important measure for state-owned enterprises to better adapt to the requirements of the times. This paper expounds the necessity of informatization of personnel archives management of state-owned enterprises under the background of informatization，and puts forward the direction and measures of informatization management of personnel archives of state-owned enterprises，and provides a necessary reference for the informatization of personnel files management of state-owned enterprise cadres.
Keywords：archives informatization;archives management;electronic archives
0 引 言
现阶段，先进的信息技术已渗透到社会各个领域，为人们的生活、生产、工作、学习带来了巨大的变化。人事档案作为企业人事部对个人管理的基础与凭证，对于识别干部、选拔人才、干部队伍建设意义重大。然而，目前我国部分单位尽管已引进了信息技术，建立了专门的人事档案数据库，可是，人事管理工作依然只停留于纸质档案的建立与管理，从某种程度上给企业造成了资源的浪费。因此，促使相关人员加强人事档案管理的信息化建设尤为关键。
1 信息化背景下档案管理信息的必要性
1.1 国家数字化进程的要求
在如今信息技术盛行的形势下，便捷、高效的数字化技术逐渐被引进社会各个行业，促进了经济的增长。加强数字化建设是我国现代化建设的重要发展战略。新时期，国有企业的人事档案管理工作，也应与时俱进，需要数字化技术的有力支持。利用信息化的强大力量，积极地做好现代企业干部人事管理工作，为国家的经济建设以及人事组织工作提供服务，这也是我国提升数字化水平的客观要求。
1.2 干部规范化管理的需求
目前，我国有些事业单位在组织人事工作过程中，会面对诸多的人事资料，有的信息历时长久，大多数信息不够规范，内容不够完整，难以满足部门对人事档案微观管理以及对职工群体管理的需求。同时，人事管理信息化建设对于干部的选拔、任用也很重要。为了更好地体现公正、公开、公平的原则，干部人事档案必须走信息化道路。此外，人事档案管理实现信息化以后，可在数据库中查找干部人员的基本信息，统计干部任职年限、人数等信息，可高效地掌握每位干部的工作情况以及常规的考核信息，让企业干部管理工作更加规范。
1.3 推广现代办公的有效途径
以往的人事档案管理主要将重点放在实体的管理方面，相关档案人员需要以人工方式采集、处理并管理信息，任务繁重，工作效率偏低。在科学技术的发展下，现代化的办公设备得到广泛的应用，已成为干部档案管理的一部分。档案数据库的信息化建设，可让档案管理工作实现网络化、自动化，节约了人力资源，极大地提升了工作效率。
2 国有企业干部人事档案信息化建设的方向
2.1 从宏观指导过渡到微观的信息化指导
相关人员可通过展开大量的调查研究与主座谈的形式，共同寻找干部人事档案信息化建设中存在的共性问题，协同经验丰富的人事干部以及负责信息化建设的实践人员一起开会商议，应具体问题具体分析，并寻找共性的问题，从而对干部人事档案电子数据库的分支结构予以有效的确定。再从上级到下级，展开集中式的业务技能的培训，例如：指导电子数据库的搜索、统计等。学会借助外力，依靠主管部门，最大化地发挥主管人员对下属部门的指导职能。
2.2 从传统的指导过渡到现代化指导
信息时代下，需要企业采用信息化的指导方法。上级人事管理部门有义务对下级人事部作出相应的、与档案信息化有关的业务指导。应着力转变以往手工式的指导，积极地引进现代技术方式，进行电子数据库的指导，例如：电子邮件、网页通知、PPT、页面更新、网络互动、电话会议等。
2.3 从常规指导过渡到重点指导
国有企业管理人员应紧紧抓住干部人事档案信息化的代表，以点带面，开展人事档案的目标管理以及等级认定机构，树立典型。对于各地区的差异性问题，或采取有针对性的指导，或采取定期组织业务培训、研讨班;评比、督办、制作并发放业务性的文件以及编辑资料等方式予以指导。
3 国有企业干部人事档案信息化建设的措施
3.1 人事档案的网络化管理
为了促进国有企业干部人事档案管理工作的重点顺利地从实体管理向网络信息化管理方向转变，更好地利用先进的计算机软件，构建不同种类的人事档案的数据库，建立一个以干部人事档案信息作为依托的国企干部人事电子信息系统。该系统的基础要求为：构建人机有机结合的技术性的管理系统，从而实现干部人事档案信息的网络化处理、计算机处理。充分地发挥计算机的功能，让人事档案资料的管理更具完整性、准确性、动态性，并实现立体化管理，有效地借助互联网技术为广大人民群众提供全方位地服务。
3.2 强化业务人员的实操培训力度
对国有企业干部人员进行人事档案管理业务的培训，坚持“持证上岗”的工作原则，要求考取国家认证的人力资源师，具备处理建库的能力，以及网络信息安全维护与管理方面的技能，可快速地掌握较为前沿的干部人事档案信息安全保障的技术设备的安全访问资格。例如：CA认证、防火墙、数字签名等。以免人事档案信息遭到破坏，或者丢失。而且，还应对所有从业人员的办公软件的掌握程度进行严格的要求，要求工作人员必须熟练应用Office处理人事档案。对于那些比较特殊的档案，均由指定的软件/仪器，通过电子信息处理技术进行分类、使用、保管。例如：BMP、PPT等，要求相关人事档案人员既要掌握有关信息收集、文件分类、整理、鉴定、保存、管理等技能，又要掌握操作与运行人事档案管理软件的技能。学会借助功能强大的图文处理软件，对人事照片设备中的批量信息进行扫描、输入，还要掌握多媒体技术的视听功能等。
3.3 进一步拓展人事档案的开发利用
新形势下，国有企业干部人事档案资源的开发、利用，应充分地结合馆藏资源情况，采集、利用工作二者之间也具有一定的联系。唯有构建合理化的企业干部人事电子信息化的馆藏体系，方可为人事档案信息的开发、利用工作提供必要的物质保障。也必须要提升档案资源的利用率，才会促使馆藏信息最大化地发挥其价值。因此，相关工作人员应在日常工作过程中，强化干部人事档案信息化的建设力度，多渠道、多路径地采集人事档案的材料，在档案管理信息背景下，企业人事档案提供的制度要适当地加大透明度，拓宽服务的范围，在不涉及保密性信息的前提下，充分地保障个人对自己档案的知情权。
4 结 论
总之，在信息化形势下，国有企业的干部人事档案管理面临着新的机遇与挑战。相关管理者必须对此保持高度的重视，根据企业目前的实际情况，加强现有人事档案管理工作的改革与升级，加快干部人事档案管理信息化建设，应用先进的信息技术，加强业务培训，在干部人事档案信息化中不断地创新，以期为社会提供更高效、优质的服务。
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作者简介：付贝贝（1973-），女，汉族，辽宁盘锦人，助理馆
员，本科，研究方向：档案管理。
