长期以来，诸多档案学者围绕文件归档展开研究与讨论，这既说明归档工作在档案工作研究中的重要地位，也说明它在多年的研究过程中仍有许多未彻底解决的问题。尤其在档案工作向现代化、信息化发展的当下，归档工作面临从线下手工归档向网上归档的转变。在此背景下，归档工作中存在的困难有待继续研究，如何适应电子文件时代的文件归档工作这一问题也亟待解决。在我国归档工作的实践中，既有各种经验总结，又存在各种问题，电子文件的大量产生给归档工作带来一系列新问题。虽然我国档案工作的对象由纸质文件逐步变为电子文件，但我国档案工作多年来的理论成果与实践经验仍在电子时代发挥根本的指导作用。现梳理我国归档工作发展历程，总结归档工作基本思想，以不变的理念内核应对数量激增的电子文件。
定义
在文件生命周期理论框架下，学界对档案的阶段划分已形成基础共识。张中、梁毓阶、王恩汉等学者提出的经典范式表明，文件管理存在明确的制度性分界，当文件完成立卷归档并向档案部门正式移交时，即标志其从现行文书阶段转入档案管理阶段。作为文件管理流程中的关键性制度节点，归档既构成现行文件管理的终端环节，又开启档案管理的初始阶段，这种双重属性使其成为文件价值形态转换的重要枢纽。当前学术界对“归档”概念的学理阐释已达成基本共识，本文所采用的“归档”一词定义与上述学者观点相同。
研究发展过程
归档工作是文书工作和档案工作的连接环节，只有在归档时准确保留有参考价值的文书，保证文件收集齐全、整理规范，后续的档案管理工作才能顺利进行。
我国对归档工作的研究早在数十年前就已经开始，在档案工作不同的发展阶段有不同的研究角度和研究重点。我国的文件归档制度的建设从中华人民共和国成立初期便已开始，从确立归档分工和归档时间，规定文件归档范围、保管期限等内容，到对归档质量的要求和对电子文件归档的要求，这四方面可以看出我国归档制度正在不断完善、日臻成熟。
20世纪50年代——归档工作基本制度的确立
20世纪50年代，我国档案事业刚刚起步，学界主要围绕应该由业务或文书部门还是档案部门负责立卷归档展开讨论。有的学者支持由文书部门负责立卷归档（如下表所示），持这一观点的学者认为文书部门进行立卷可以保证工作质量，便于查取和利用，减少移交手续等；而由档案部门进行立卷违背了合理分工的原则，在实际工作中降低了工作效率。另一部分学者则认为由档案部门归档更好，孟繁义在《档案室立卷是不科学不可行的吗》一文中指出，档案部门可以在实际工作中真正认识立卷工作对利用档案的重要意义。
在国家档案管理体系中，业务或文书部门负责文件归档整理，《中华人民共和国档案法》及其相关配套制度已有明确规定。然而，在实际执行过程中，各地区实践与制度要求仍存在明显差距。
从实际工作情况来看，尽管自1987年《档案法》颁布实施以来，国家档案局多次发布专项规定强调“谁形成、谁整理”的原则，但实践中仍有相当比例的机构未严格执行这一制度。具体表现为部分机构将归档整理工作完全交由综合档案部门承担，部分则采取业务部门初整与档案部门二次加工的混合模式，个别机构甚至存在临时外聘人员处理归档事务的现象。
这种责任倒置的现象导致一系列管理问题。首先是归档文件的完整性难以保障，业务部门与档案部门之间的信息不对称可能导致重要文件缺失；其次是整理质量参差不齐，不同部门采用不同分类标准，可能造成检索障碍；最后是管理成本增加，部分机构存在外聘档案整理人员导致支出增长的情况。
为切实提升档案管理规范化水平，建议采取以下措施。一是建立“双责任主体”制度，明确业务部门负责人与档案员的岗位职责边界；二是开发智能归档辅助系统，通过技术手段实现文件自动分类和元数据提取；三是将档案管理纳入绩效考核体系，强化制度执行约束力。
20世纪80年代——文件整理方法的研究
在我国早期归档工作主要基于传统版式文书开展的背景下，归档制度对归档文件的整理要求是保持文件之间的有机联系，便于查阅利用。基于此，立卷归档方式备受推崇。我国早期档案工作推行文书处理部门立卷制度，以保证文书档案的完整性和安全性。
到了20世纪80年代，由于立卷思想和方法的指导不当，立卷整理工作变得烦琐，立卷人员的能力不一及主观思想的影响使整理后的案卷质量无法得到保证，立卷工作逐渐成为一项负担。学者们针对立卷方法和立卷工作展开了讨论。陈普元在《对文书立卷形式改革的设想》一文中提出，应该根据具体情况的不同采取不同的形式进行立卷工作；杨传德提出了“运用分级、以问题为主”的建议以减轻立卷工作的负担。
除此之外，这一阶段还开始了对文件材料归档范围和档案保管期限表的研究。1987年，国家档案局颁布了有关文件，对产生的各类文件材料做出了归档范围的划定，并要求结合实际情况制定本机构的文书材料归档和不归档的具体范围。
2006年发布的一系列规定，对归档范围的划定更加科学、完善。2018年相关规定进一步强化要求，各机构应结合本机构职能和工作实际，编制本机构的文件材料归档范围和文书档案保管期限表。
21世纪初——立卷改革
随着信息化的发展，计算机技术正逐步应用到日常办公领域。随着时间的推移，一方面文件数量日益增多，另一方面电子文件应运而生。传统的纸质文件立卷方法工作烦琐，不仅使立卷人员难以承担大量文件的立卷归档工作，而且无法满足电子文件的归档需求。因此，我国的文件归档方式迎来了一次新变革，20世纪90年代至21世纪初学界展开了关于立卷方法改革的讨论。
21世纪以前，我国推行立卷归档的文件归档方法，但随着文件数量的不断增多，这种方法在处理不断增多的文件时，归档工作的操作难度较大。在此背景下，2001年正式实施的《中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则》（以下简称《规则》）支持推行文件级整理方法，以“件”为单位整理文件，即以每份文件的自然件作为整理单位。从《规则》的内容修改可以看出，其旨在淡化事由，进一步推进以“件”为单位整理方法的应用，也使按件整理与保持文件之间联系的冲突愈加明显。虽然《规则》以“简化整理，深化检索”为宗旨，降低了归档人员的工作难度，减轻了工作负担，但在这种整理方法下如何遵循整理原则仍值得探讨。
《规则》为适应信息化发展，减轻归档工作负担，将归档单位改“卷”为“件”。《规则》一经发布便引起了档案界学者的高度关注。一部分学者认为，改“卷”为“件”是计算机技术普及后的必要改革。一方面，因为社会的发展和电子文件的产生，文件数量逐渐增多，传统立卷方法难以应对海量文件，因此不得不给立卷人员减负；另一方面，传统立卷方法备受推崇是因为其承担保管与检索的双重职责，便于利用，但随着计算机的出现，检索功能可以交由计算机技术实现，因此无需继续采用工作量大的立卷归档。还有人认为传统立卷方法受立卷人主观因素影响无法保证立卷质量，耗时耗力，基于此进行立卷改革，可以充分发挥计算机的优势。嵇关楚、刘淑妮、刘丽平等学者认为按“件”整理在信息化建设、检索利用方面优势突出，更契合信息化趋势，也更有利于文件归档前的规范整理。
另一些学者认为，不应该取消立卷归档方式。例如，王景高、刘国能等学者从归档文件整理的原则出发，认为立卷归档更适合我国归档工作的基本原则。立卷归档是基于归档工作基本原则——保持文件之间有机联系而开展的，档案本就应该反映一件历史事实的全貌，如果改为按件归档，就违背了这一原则。当有人利用档案时，很难找全同一事由的全部文件，也就难以得知一件事情的全貌。还有人认为“简化整理，深化检索”是将归档工作者的工作职责转移到利用者身上，这种做法是对利用者不负责任的表现。
随着信息技术的成熟、《规则》的实施和按件归档的不断尝试，一些学者提出应将立卷思想融入按件归档工作，以保证文件之间的联系。沈蕾和刘立在文章中指出，按件整理方法经过多年实践，已逐渐被大部分机构采用，无需再盲目摈弃按件归档，恢复立卷归档，不过立卷思想在归档文件整理工作中仍应延续下去。具体体现在以下几方面。
一是虚拟立卷，也就是“一件事”建一个“文件夹”，并标明流水号。二是保留立卷程序，通过“档号”中的“案卷号”将同一事件的文件联系在一起。三是根据不同类型的文件考虑采用不同的方法。例如，对行政管理活动中产生的文件可考虑按件归档，对专业性、成套性较强的文件进行立卷归档。
21世纪以来，随着信息技术的成熟，纸质文件与电子文件的产生数量此消彼长，归档工作从以纸质文件为主转为以电子文件为主，大部分学者都把目光放在电子文件的管理上，包括保存电子文件的“四性”、双套制归档向单套制归档的转变等问题，纸质文件归档的讨论逐渐变少，但纸质文件在很长一段时间内并不会消失。
电子文件归档：由双套制走向单套制
数字时代背景下，文件管理领域正经历着深刻的载体革命。20世纪末至21世纪初，随着计算机技术的广泛应用，电子文件生成量显著增加，这种新型文件载体的普及使传统归档体系面临结构性变革。在此过程中，档案学界逐步聚焦电子文件管理范式的理论重构，其中关于保存形态的“双套制”（电子与纸质并行保存）与“单套制”（纯电子化保存）的学术探讨持续至今，成为当代档案管理理论演进的重要议题。
需要说明的是，本文所述“双套制”特指具有同等法律效力的电子文件与纸质文件并行保存形态，“单套制”则指经法律确认的独立电子化保存模式。这种概念界定既体现了数字时代文件管理的技术特征，又反映了文件证据效力认知的演进轨迹。两类保存形态的学术争鸣，本质上是技术发展与制度调适在档案领域的映射。
21世纪初，我国档案管理领域开始推行电子文件双套制归档模式。2002年颁布的《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）明确规定，具有保存价值的电子文件需同步制作纸质或缩微拷贝。这一制度的实施源于特定历史背景下的技术局限性。在电子档案管理系统发展初期，普遍存在存储介质稳定性不足、数据长期保存技术不成熟、电子文件法律效力尚未明确等问题。相较于尚未经过充分验证的数字化手段，传统实体介质在档案真实性保障和长期保存方面具有更成熟的实践经验。“电子与实体并行归档”机制，既保留了新技术带来的管理效率优势，又借助传统载体的可靠性规避了早期电子文件单套制可能存在的安全风险，体现了特定技术发展阶段下的必要性与合理性。
随着信息技术的发展，双套制归档只能作为等待技术成熟的过渡阶段，单套制归档才是未来的主流发展趋势，进行单套制归档具有必然性。首先，随着电子文件的激增，如果继续将电子文件转为纸质载体归档保存，档案库房难以承受；其次，在信息技术以及管理系统已经稳定的情况下，还要进行纸质档案备份，只会降低工作效率，浪费人力物力财力；再次，不是所有的电子文件都有纸质版本，如多媒体文件；最后，纸质版本很难保存电子文件的背景信息，影响了档案的完整性。
单套制归档有国家政策方面的推动与支持，其法律效应也有相应的法规制度保障，可以看出国家正在积极推动电子文件单套制归档进程。随着时间的推移，电子文件的法律地位日益受到重视，这在很大程度上推动了电子文件单套制进程。因此，我国相关规章制度虽未强制要求各机构实行单套制归档，但单套制归档已然成为我国电子文件归档的发展方向。
综上，文件归档在档案工作中占据重要地位，在各类组织机构的日常业务活动中起着纽带作用，科学的文件归档体系是提升组织机构运行效能的基础性保障。建立规范的归档管理制度，能够有效确保业务活动的完整追溯性、提升跨部门协作效率并降低信息管理风险。文件归档经历了多个发展阶段，20世纪50年代，是关于文书或业务部门还是档案部门负责立卷归档制度的讨论；20世纪80年代，围绕立卷方法和立卷工作展开讨论；20世纪90年代至21世纪初，探讨了立卷方法改革（推出以件为单位的整理方法）、文件材料归档范围和保管期限规定等问题；近年则聚焦电子文件归档制度设计、双轨制和单套制归档等，在档案工作的不同发展阶段有不同的研究角度和研究重点。
数字时代背景下，文件归档领域正经历着深刻的载体形态变迁。随着信息技术的迭代发展，电子文件生成量持续攀升，与纸质文件呈现此消彼长的态势，推动归档工作的主导形态发生结构性转变。当前，学术研究聚焦于电子文件管理的核心命题，从确保电子文件真实性、完整性、可用性与安全性的“四性”保障，到双套制向单套制的管理范式转型，学界已形成较为系统的理论框架。然而需要指出的是，实体文件在可预见的时期内仍将保持其不可替代性——这不仅体现在特定行业的法定存档要求，还反映在原始凭证的物理载体价值层面。
这种载体形态的二元共存格局要求档案工作者秉持辩证思维，在积极推进电子文件单套制改革的同时，必须建立相关协同管理机制。通过构建统一的元数据标准框架、实施差异化的保存策略、完善载体转换的衔接流程，实现两种归档形态的有机衔接与优势互补。唯有兼顾技术创新与制度传承，方能构建符合我国国情的现代化档案治理体系。
（作者单位：北京联合大学）
