高中是学生在校的重要阶段，高中学校对学生个人的档案管理工作是重中之重。而教师的业务档案在学校发展中发挥着重要的作用。档案数据库是学生相关信息、教师业务信息的重要载体。加强高中档案的管理，关系着学生、教师，以及学校的长远发展。因此，高中学校要积极探索合理的档案管理方式，结合时代发展，优化档案管理过程，提高档案管理效率，确保档案管理的真实有效性，从而让档案发挥其应有的作用。
档案管理亦为档案工作，是直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的总称。高中档案内容包括学生毕业档案，分别是高中三年参与各种赛事赢得的证书、学生学习档案、学生毕业登记表、团员证、入团申请书，以及高中三年的成绩记录表，还有教师的工作档案，包括个人信息、教育背景、教学成果和学术研究等。高中学校档案的组织是管理该档案的基本条件和基础，通过对结构化系统中收集的文件或档案进行分类，加强档案的组织和标准化。重要的是有条理地整理和管理档案。高中学校档案的特点是数量庞大、种类繁杂，且档案资料非常重要。因此，高中学校档案管理的工作需要高效率开展，工作人员应具备分类管理和相关档案保密工作整理的各种技巧，还需要注意对相关法律法规的应用和重视。
学校档案管理人员在开展档案管理工作时，必须遵循科学合理的管理原则。首先，收集档案资料要仔细，不能造成档案的丢失和泄露；其次，录入档案资料要健全，这是很基础但又不能轻视的工作，并对档案进行分类和命名；最后，设置权限，这是很关键的一步，有的档案会涉及机密文件，如员工档案、学生个人档案等，这些档案如果管理不当将会造成无法挽回的后果。
高中学校档案管理工作的现状评估
档案整理有待细化
高中学校在档案整理方面有待细化。部分高中学校缺少针对调整档案管理等级工作制订的规章制度，高中学校档案的机密性并不总是相同的，如果不及时降低此类文件的机密性级别，则是浪费高中学校的管理资源。但是，在现阶段，我国大多数高中学校仍缺乏档案整理方面的细则，这可能会对高中未来的工作埋下隐患，需要加强对档案管理工作的整理。高中学校大部分档案由其他部门代管，如财政部取而代之，档案总体的整理工作的成效不足。另外，高中学校员工关于教师档案管理方面的思想层面不高，概念模糊不清，并且教师档案管理工作没有被放在教师发展层面重新认识，由此出现教师档案整理和管理工作“分家”的问题，以及两者互不相关联的模糊认识。
档案归档管理需要继续优化
一是学校档案管理部门缺乏文件意识。档案管理部分的档案服务收到的大部分文件来自学生的档案管理和教师的业务档案管理的日常管理活动，这些档案的整理对档案部门的管理具有一定的参考价值，并构成了学生和教师的“数据库”。教师的业务档案存储在档案管理部门，供学校进行定期检查，以及专家评审。因此，学校的档案管理部门会将部分档案移交至备用的文件室，但有时因备用文件室的整理不及时，使得在转移中存在档案丢失的隐患。此外，在教师的业务档案管理中，虽然档案管理是档案管理人员的工作，但教师对自身业务档案的整理也是档案工作中的一环，部分教师缺乏档案管理优化意识，忽略了及时提交业务资料和档案的重要性。
二是档案部门缺乏科学的档案系统。档案部门是整个高中学校档案工作的重要部门，该部门必须监督教师完成教学档案的书写，配合学校进行教师业务档案的检查，并提供必要的操作说明。如果高中档案部门中没有科学的文件归档系统，那么档案管理部门中的兼职归档员对归档操作的知识就会较弱，档案整理规则和后续的管理法规对档案管理部门而言不够具体。结果可能会导致档案管理部门对文件的时间和范围没有清晰的概念，这延迟了文件的显示时间。并且，高中学校工作员工缺少归档意识，认为档案整理过一次就不需要进行再次整理，并且归档工作在规定时间完成即可，这使得档案归档的时间并不确定，如果是两个以上的工作人员对档案进行归档，可能会产生档案归档工作的重复，浪费时间，或者造成部分档案没有进行及时归档整理，无法完成归档工作，这说明档案管理过程中，归档及开展归档工作尤为重要。
缺少完善的电子档案系统
目前，部分高中学校已经有自己的初步、简单的电子档案系统，但相较于融入大数据的智能系统，对电子档案管理系统还是缺少优化和完善。由于高中学校没有电子档案系统相关制度，所以电子档案利用效率不高，还是以手工为主的档案管理，但是手工档案也有自己的缺点，即不便于管理和查询，纸张材料容易发生储存丢失、遗落问题，而且人工保管档案会有许多不稳定因素。例如，工作人员可能因为生病导致连续半个月心情低落，无法全身心投入工作，导致在查找档案时效率较低，耽误了档案归档或者整理的整体进度。如果电子档案系统可以进一步完善，优化更高一级的管理方式，那么这种事情就不会发生。所以，档案管理电子化在实行过程中可能出现许多问题，最可能出现的问题是部分电子档案管理没有与时俱进，或者档案的电子化管理缺少统一性。现在，高中学校的档案还处在纸质档案和电子档案并存的状态，高中学校的档案管理系统以及档案的建设标准都缺乏统一性，没有数据分析交换的电子目录档案系统，对档案使用、检查等工作的开展都会有制约作用，从而没有办法真正实现档案资源的有效管理。由此来看，电子档案系统在高中学校的档案管理中扮演着非常重要的角色，并有待优化升级。
高中学校档案管理工作的创新
注重学校档案的整理工作
高中学校对档案的整理至关重要，通过有效整理，为接下来的一系列档案管理工作打下基础。如何提高学校档案的整理效率，可以从以下三点入手。
1.提高档案整理人员专业度
随着时代的进步，档案整理工作已经不再是简单的信息整理，其中包含了多个工作任务，如入档信息的分类、档案的整合、收藏和归档等。并且，在新时代背景下，融入档案信息化管理，档案的整理方式与时俱进，对档案管理人员提出了新的要求。工作人员不仅要具备一定的专业能力，还要有较高的电子系统软件应用能力。学校应重视档案整理工作人才建设和人才培养。组织人员定期进行培训，采取对外交流的形式，提供在岗学习机会，组织有关研讨会，通过和其他单位交流，加强本单位档案整理的工作经验，提高工作人员的专业素质。通过人才招聘，引进有专业知识的科班人才，提高档案整理团队整体水平。高中学校应提高员工福利，保证员工福利待遇优渥，留住本校人才，建立一支完整专业的档案整理团队。
2.规范档案整理和提高档案整理的质量
档案整理固然重要，但是不能为了提高完成档案整理的工作，而忽略了档案整理的质量。档案资料十分珍贵，特别是部分文字档案，如果整理中出现问题，可能就会造成无法挽回的后果。所以，要注重档案整理的细节，并要求档案整理人员按照规定进行整理，如档案卷标题、档案号、卷内目录等，一定要符合档案整理规范。同时，责任到人，通过划分整理方式、内容，制订相关的制度以及惩罚措施，通过这种方式，端正员工对工作的重视态度，提升档案整理工作的质量。
3.强化档案的收集工作并确保档案整理的完整性和系统性
不管档案收集的是否齐全，档案整理工作都能继续下去，但是意义却相差甚远。所以，档案的收集工作对档案整理非常重要。这就要求的档案整理人员业务达到标准水平，在工作时一定要细心，保持思维缜密是工作的前提，对有价值的档案资料不放过一丝一毫，建议学校按照季度收集整合一次档案，按照档案的性质（如会议资料、音频、活动、人事资料等）划分。此外，为了促进学校的发展，档案整理工作人员应该将整理要求设置为部门的工作职责，并且作为考核的标准。对那些忽视档案整理制度，不按照规定工作的人员应该严加处理，建立完善的档案整理制度，并且严格落到实处。
加强档案的归档
在整理完档案后，还要注重新增档案的技术归档，通过及时归档的方式，让档案管理的工作顺利进行。
1.加强归档工作的监督
档案归档应该每隔一段时间进行评价，部分高中学校则是一年一度进行档案归档，一年一归档可能导致档案数量太多，工作量大，档案准确度缺失，并且随着时间过去太久很多小档案容易缺失。建议高中学校把归档时间改成半年一次或者一个季度一次。并且对归档的程序做好管理，将具体的事项层层落实。设立奖惩措施，之后在每次归档时，进行统计、总结。在档案整理方面表现出色的部门和工作人员得到表扬和相应的财政奖励，而忽视监督和相关制度的人则受到严厉处罚。应当建立监督机制，使监督人员公正、公平，对监督人员发现不公平待遇应严惩，在保存过程中应仔细审查每一份文件，保证归档工作的顺利完成。
2.加强涉密档案的日常管理和注重档案的交接
涉密档案对高中学校的重要意义不言而喻，要确保负责机密档案的人负有更大的责任心和极强的管理能力，确保其工作的每一部分最终都得到保证，并明确遵守既定程序。加强对机密档案的日常管理，包括完全按照既定程序访问、清除和销毁各种档案，并核查登记和签字，但未经授权任何人都无权访问这些档案。在任何情况下，档案管理员都必须将高中学校管理作为他们自己的守则。在进行档案交接工作时，一定要保证及时把档案信息进行传承，不能忘记一点细节，制订完善的交接流程，包括交接时间、交接人、交接内容等，都要及时记录在册，进行备案。
加强高中学校的电子档案管理系统建设
在时代发展的背景下，电子档案的管理已经成为目前档案管理的新方向，高中学校注重学校档案管理方式的优化，进一步完善学校电子档案管理系统的建设，让电子档案管理系统能够更好地为学生的档案管理和教师的业务档案管理服务。
1.制订电子档案管理系统相关制度
高中学校制订电子档案管理系统相关制度，也就是制订电子记录管理系统方面的制度。创建一个电子归档系统可以降低高中学校的管理难度，并有助于规范档案资源的使用，但是没有电子档案管理系统相关的制度，那这个电子档案的利用效率就会很难到达理想效果。对于电子档案系统的建设，可以与校外的公司进行合作，对本校的档案工作人员进行培训，并提供一定的档案系统的升级，从而提高档案管理效率。通过扫描的方式，对教师业务的纸质档案进行一式两份的保管，并跟图书馆图书管理一样，将纸质档案放置位置进行录入，一一对应，完善后期对档案的翻新阅读。如果档案移交备用文件室，也要及时更新电子档案系统的资料，通过扫描的方式在电子系统中进行位置的录入。
值得深思的是，在档案管理的现状中，长期以来纸质档案的管理一直很少受到关注，这使得档案管理的整体质量较差且不规范，这是描述不同类型文件的规范不兼容，档案管理制度缺乏标准和规范性。在文件管理的电子应用中，还必须在档案管理中获得具有强大集成能力的合格人员的支持。对电子档案系统制订一系列的相关制度，使电子档案系统的应用更规范。
2.培养档案管理工作人员的大数据思维
让档案管理工作者充分了解大数据的运用以及其内在价值，培养工作人员大数据思维，有助于加快大数据使用在高中档案管理部门的实践与运用，并进一步挖掘数据档案的内在价值。对大数据融入档案管理而言，并不需要档案管理人员对大数据以及大数据分析技术背后数学原理与计算机科学原理有完全充分的了解，但应可以明晰大数据的基本概念以及运用方向，明确数据与信息的区别，并有意识地将大数据管理应用于高中档案管理。
高中学校的档案包括学生和职工在校的主要信息，还包括校史资料和其他重要资料，档案的管理具有重要意义。高中学校应当重视自身的档案管理工作，通过加强档案工作的整理，注重档案的及时归档以及运用先进的信息技术进行电子档案系统的优化和使用，让档案的管理工作更具有实际价值。
（作者单位：北京市延庆区第五中学）
