随着数字化技术的快速发展，数字档案管理逐渐成为医院档案管理的重要趋势。本文从医院档案管理的实际需求出发，探讨数字档案管理对传统档案管理模式的冲击及其在管理效率、资源优化和隐私保护等方面的优势。通过分析两种管理模式的特点，提出了医院档案管理的融合路径，包括制定科学的管理策略、构建安全可靠的数字化平台、加强人员培训以及完善法律法规体系，为推动医院档案管理的现代化提供参考和借鉴。
医院档案作为医疗机构的重要资产，是支撑医院日常运营和医疗服务的重要基础，涵盖了患者信息、诊疗记录、科研数据、财务数据等核心内容。这些档案在维护医疗质量、提高科研效率以及确保医疗合规性等方面起着关键作用。然而，长期以来，医院主要依赖传统的纸质档案管理模式。尽管这种模式曾在很长时间内有效支撑了医院的档案管理需求，但其局限性也逐渐显现。例如，纸质档案在存储时占用大量物理空间，查找和检索效率低下，且容易受到环境因素（如潮湿、火灾等）的影响。此外，纸质档案在跨部门共享和远程调阅中存在明显的不便，难以满足现代医疗环境中对信息高效流转的需求。
随着信息技术的发展，医疗行业逐渐进入数字化转型阶段，数字档案管理应运而生。数字档案管理通过电子化和智能化技术，突破了传统档案管理的诸多限制，展现了高效、便捷和智能的优势。例如，基于云平台的数字档案系统能够实现远程访问和多部门共享，大幅提升档案利用率和管理效率。同时，数字档案管理借助大数据和人工智能技术，为档案的分析、预测和辅助决策提供支持。这些特点使数字档案管理成为医院档案管理发展的必然趋势。
数字档案管理对传统档案管理的冲击
数字化技术的迅速发展推动了档案管理模式的变革，对传统的档案管理产生了深远影响。传统档案管理以纸质档案为核心，其模式虽然经过长期实践，但存在管理效率低下、资源利用不足和安全隐患等问题。数字档案管理凭借其高效性、灵活性和智能化的特点，对传统档案管理形成了全方位的冲击。以下从管理效率、资源优化以及隐私与安全三方面展开详细分析。
管理效率的提升
传统的纸质档案管理主要依靠人工操作，涉及档案的分类、存储、检索和调阅。查找和处理过程多依赖手动完成，耗时费力，且容易受到人员数量、档案室空间及分类系统的限制。在实际管理中，常出现查找困难、操作失误以及归档混乱等问题，影响医院档案管理的工作效率。
数字档案管理系统通过引入数据库和信息化技术，实现了工作流程的优化。关键字检索功能是数字档案管理提升效率的重要体现。用户只需输入关键词或档案编号，系统即可快速定位相关档案，不再需要翻阅纸质文件。此外，数字档案管理支持OCR（光学字符识别）技术，将扫描件转化为可编辑的电子文件，大幅减少了手工录入的工作量。批量归档、分类和命名等任务通过设定规则自动完成，从而显著提高了操作便捷性和响应速度。
数字档案管理支持档案的远程访问和协作。档案数据存储于云平台或内部服务器，用户可随时随地通过网络访问档案，无需亲自前往档案室。传统档案管理模式中多人同时查阅同一档案较为困难，而数字化管理消除了这一限制，支持多人实时协作与数据共享。此外，数字档案管理系统具备版本控制功能，能够记录档案更新历史，防止信息丢失或覆盖，为档案的动态管理提供技术支持。
资源利用的优化
数字档案管理不仅提升了效率，还显著优化了资源的利用，包括物理资源、人力资源和信息资源等。传统纸质档案管理需要专门的存储空间，如档案室、文件柜等，且随着档案数量的增加，存储空间需求不断扩大，导致维护成本上升。数字档案管理将所有档案电子化存储于云端或服务器中，不仅节省了物理空间，还消除了文件老化、受潮或遗失等风险。传统档案管理依赖大量人工操作，分类、归档和查阅档案都需要耗费大量人力。数字档案管理通过自动化技术，减少了对人工的依赖。批量处理功能和智能检索功能可以快速完成任务，提高了人力资源的使用效率。档案不仅是管理工具，还是重要的信息资源。数字档案管理结合大数据和人工智能技术，能够深度挖掘档案信息的潜在价值。例如，医院可以通过分析患者病历数据，优化诊疗方案；通过科研档案分析，指导课题方向及资源分配。这种信息资源的深度利用，为医院的决策和运营提供了重要支持。
此外，数字档案管理的普及还具有环保效益。传统纸质档案需要耗费大量纸张、能源和物流运输资源，而数字档案管理减少了这些消耗，符合现代医院的可持续发展目标。
隐私与安全问题的挑战
尽管数字档案管理在效率和资源利用方面具有明显优势，但也带来了隐私与安全方面的新挑战。数字档案通过网络进行存储和传输，易受到外部黑客攻击或内部人员权限滥用的威胁。对于医院而言，档案中包含患者隐私、医疗记录和科研数据，一旦泄露可能造成巨大的法律、经济及声誉损失。
数字档案管理依赖电子设备和网络技术，数据在存储和传输过程中可能被篡改或损坏。这对档案的真实性和可靠性构成威胁，尤其是在医疗记录、财务数据或法律文件等领域，任何篡改都可能引发严重后果。各国数据隐私法规日益严格，如欧盟的《通用数据保护条例》（GDPR）和中国的《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》，对数字档案的存储、处理和跨境传输提出了明确要求。医院需要确保其档案管理系统符合相关法规，否则可能面临法律风险和处罚。
数字档案管理系统通常通过分级权限控制保护档案安全。然而，权限设置过于简单可能导致权限滥用或未授权访问，过于复杂又可能降低系统操作效率。因此，如何在便捷性和安全性之间找到平衡，是医院数字档案管理需要重点解决的问题。
综合冲击与转型趋势
数字档案管理对传统档案管理的冲击是全方位的，它颠覆了档案的存储方式、操作流程和信息价值利用模式。传统模式下的人工操作正在被技术密集型工作取代，纸质档案存储正在向电子化、智能化方向发展。与此同时，档案管理的角色和职能也从单纯的记录保存扩展到数据分析、隐私保护等新领域。这种转型趋势表明，传统档案管理和数字档案管理并非完全割裂，而是需要在实际应用中不断融合，实现优势互补，共同推进医院档案管理的现代化。
数字档案管理与传统档案管理的融合路径
在医院档案管理中，数字档案管理的高效性和传统档案管理的可靠性各有优势，二者并非完全取代的关系，而是相辅相成、互为补充。为了充分发挥两种模式的优势，实现医院档案管理的高效化、安全化和现代化，探索数字档案与传统档案管理的融合路径具有重要意义。以下从科学管理策略的制定、安全平台的构建、人员培训的强化以及法律法规的完善四方面，详细探讨实现融合的关键路径。
制定科学的档案管理策略
科学的档案管理策略是融合数字与传统档案管理的关键。医院档案管理涵盖患者信息、医疗记录和科研数据，同时需遵守相关法律法规，确保隐私和数据安全。确立科学合理的档案管理策略，有助于实现管理模式的和谐，提升效率和品质。首先，明确医院档案管理的目标与需求，提高管理效率，优化存储、检索和共享流程，减少人工操作和重复劳动。其次，保障隐私和数据完整性，防止数据泄露、篡改或丢失。再次，降低管理成本，包括空间、设备和人力，利用数字化技术高效利用资源。最后，符合《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》及医疗相关法规的要求。
科学策略应覆盖档案全生命周期的各环节，包括创建、存储、使用、更新和销毁。在档案创建时，明确归档要求，确保及时性和完整性。制定存储策略时，对于长期保存的档案采用双重备份，短期档案则明确保存期限和销毁流程。设定权限管理规则，保障数据可用性和安全性。建立版本管理，记录变更历史，防止错误修改。对于过期或无价值的档案，设定销毁标准，确保合法合规。
策略还需兼顾纸质与数字档案的动态转换，保证模式过渡的平稳。及时对新增纸质档案内容进行数字化处理，定期检查长期保留的纸质档案。对历史纸质档案制订数字化计划，确保数据完整性和原始档案的妥善保存。动态更新与数字化转换的结合，增强管理灵活性，为智能化管理奠定基础。
医院档案管理涉及多个部门协作，科学的档案管理策略需强调部门协同与资源整合。通过统一的档案管理平台，实现数据共享，减少重复工作，提升效率。明确各部门职责，建立沟通机制，解决档案管理问题，优化流程，降低复杂性，提升整体效率。
档案管理策略应随技术进步和需求变化不断优化。定期评估管理的效率、准确性和用户满意度，及时调整策略，探索智能化、安全化模式。建立内部反馈渠道，收集意见，确保策略调整解决实际问题。
构建安全可靠的数字化平台
数字化平台是实现传统与数字档案管理融合的技术核心，其建设需要满足高效性、扩展性和安全性的要求，以支持医院档案管理的复杂需求。
根据医院的实际需求，选择本地部署、私有云、混合云或公共云等架构形式。对于信息敏感性较高的档案，如患者病历和科研数据，建议优先采用私有云或混合云模式，以增强数据安全性。数字化平台的建设需从数据加密、权限管理、日志记录等层面保障数据的隐私性和完整性。例如，对患者档案设置多级权限，仅允许特定角色（如医生、管理人员）访问核心信息。
平台需支持传统档案与数字档案的互联互通，包括数字化扫描技术、分类系统的统一以及存储和检索系统的兼容。这样既能保留传统档案的可靠性，又可利用数字档案的便捷性。数字化平台应具备灵活的检索功能，支持关键词搜索、多维度分类检索，以及文档版本管理等功能。此外，还需支持跨部门、跨医院的档案共享和协作，提升整体工作效率。平台需具备灾备方案，如定期备份、数据恢复机制等，以应对可能的突发状况（如硬件故障、网络攻击），确保档案数据的长期可用性和安全性。
加强人员培训
加大人员培训力度是促进数字档案管理与传统档案管理有效整合的关键步骤。无论是档案管理员还是一般职员，专业技能的培训和意识的提高对保障档案管理系统的效率和安全运行极为重要。医院的档案管理人员需掌握多方面的技能，以适应数字化管理的快速变革，并在技术应用与日常操作中发挥极致效能。医院需制订系统化的培训计划，根据员工的岗位职责与具体需求，开展不同层级和类别的培训，确保所有人员掌握必备技能。
针对基层档案管理人员，重点进行数字档案管理系统的基本操作培训，包括文件上传、分类、检索、权限设置和版本管理等，以便他们高效完成日常管理工作。为技术支持和高层管理人员提供高级培训，内容涵盖档案系统维护、数据备份与恢复、大数据分析、OCR（光学字符识别）应用等，确保他们具备系统优化与故障排除能力。根据各部门需求，开展定制化培训，使医务科人员熟悉患者档案处理规范，科研部门了解数据分析功能，信息科掌握系统安全与技术集成管理。
随着数字化技术的进步，培训计划应设计为持续更新的动态机制，为员工提供最新技术与政策的学习机会。培训内容需涵盖档案管理的全程与关键技能，帮助员工全面适应数字化档案管理的工作。培训旨在帮助员工掌握档案管理系统的基础操作，如档案分类与检索、电子档案归档、信息加密等。特别是OCR技术的应用和数据分析工具的使用，应作为重点培训技能。员工需提升安全意识，了解数据加密、权限管理和网络安全防护的基本原则，学会识别和预防网络攻击风险。员工需掌握档案全生命周期的管理技能，包括权限控制、版本追踪和动态更新操作。培训还需增强员工在跨部门档案协作中的沟通能力与协作技巧，以确保档案管理工作在全院范围内高效协同开展。
完善法律法规体系
数字档案管理在医院的应用离不开法律法规的支持与保障。建立健全法律体系，为传统与数字档案管理的融合提供合规性依据和操作规范。
医院档案中包含大量的患者个人信息，应严格遵循《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》等法规，确保患者隐私在档案存储、使用、传输和销毁过程中的安全性。针对档案的归档、保管和销毁设定明确的法律标准，确保档案管理的合法性和规范性。例如，对超过法定保存期限的档案，明确其销毁流程及责任主体。对于跨国医疗机构或涉及国际合作的医院，需对档案数据的跨境流动制定统一规则，以防止数据滥用和隐私泄露。明确两种档案管理模式在存储、分类、权限管理等方面的接口与衔接规则，确保融合过程的操作性和合法性。
数字档案管理为医院档案管理提供了高效、便捷和智能化的解决方案，但其全面取代传统档案管理并不现实。两种模式的融合是当前医院档案管理创新的必然选择。通过科学的管理策略、安全可靠的平台建设、系统化的人员培训以及法律法规的完善，医院能够实现档案管理的现代化转型，为医疗服务质量的提升和管理效益的优化提供有力支持。
（作者单位：宁津县人民医院）
