档案管理是高校日常管理工作的重要组成部分，通过革新档案管理方式，可以最大限度地提升档案检索、存储的信息化水平，满足用户的多样化需求。在此背景下，档案信息化建设工作愈发被重视，并被多所高校纳入工作计划。现分析高校档案信息化建设工作的开展情况，介绍相关工作取得的成果，探究高校在档案信息化建设工作中面临的组织机构有待完善、档案数字化水平低等问题，并提出有针对性的解决方案，如建立档案组织机构、丰富电子档案资源，以期为高校开展档案信息化建设工作提供有益参考。
近年来，随着信息技术的不断发展，档案管理方式更加多元。各大高校陆续将信息化手段应用于档案管理实践中，以提升档案信息化建设水平。当前，信息技术在档案管理中的应用日益广泛，高校档案工作的数字化特征愈发显著。部分高校借助互联网与信息化技术，有效解决了档案工作中存在的效率低下、管理方式落后等问题。大量实践证明，信息化技术在档案管理中的应用效果显著，不仅提高了档案资源的利用率，还为高校师生提供了更高质量的档案服务。此外，随着档案信息化模式的建立与完善，高校能够大幅减少人力和物力资源的投入，使档案管理流程更加精简、高效。这对推动高校档案管理的规范化、智能化具有深远影响。
高校档案信息化建设现状
建设成果
高校档案信息化是指利用信息技术手段，对高校的档案管理和服务工作进行数字化、信息化处理，实现档案的电子化管理、存储、检索和共享，有利于提高档案管理效率、保护档案资源、提供便捷服务。该项工作的基本目标是实现档案的数字化、网络化及智能化，通过数字化处理，将档案从传统的纸质格式转化为电子档案；借助网络实现跨地域的档案共享与查询；借助智能化技术，提供高效、智能的档案管理与服务。现阶段，我国多数高校已将该项工作纳入规划，并经过持续探索，形成了相对完善的建设方案，取得了以下成果。
一是提升了档案管理效率。高校通过档案信息化建设，可以实现档案管理的数字化和智能化，提高档案管理工作的效率及准确性。档案管理人员可以通过电子系统完成档案的录入、查询、借阅等操作，快速访问需要的档案信息，不再依赖传统的纸质档案，极大地提高了工作效率。
二是实现了档案资源的共享和利用。档案信息化建设使高校可以更好地利用既有档案资源，通过建立数字化档案库或档案管理系统，实现档案资源的共享，确保不同部门、学院之间能够共享档案信息，为教学、科研、管理等工作提供支持和参考。
三是提升了服务质量。通过信息化建设，高校可以为用户提供更高质量的档案服务。学生、教职员工均能够通过电子档案管理系统查询档案信息，档案管理部门能够更快速地响应用户需求，为其提供精准且及时的档案服务，从而极大地提升用户满意度。
四是节约了空间和人力成本。传统纸质档案的管理与维护需要花费大量的人力资源，占用较大的存储空间，增加了档案保管的成本和难度。然而，随着信息技术的不断发展，可以将档案存储于电脑、服务器等设备上，有效节约了档案存储的占用空间和人力成本。
五是加强了数据安全和保护。通过权限管理和数据加密等措施，可以确保档案数据只能被授权人员访问和使用。同时，高校还可以建立数据备份机制，以应对数据丢失或损坏的情况。
现存问题
一是组织机构有待完善。高校档案馆的前身大多为综合档案室。《高等学校档案管理办法》明确指出，全日制在校生规模在一万人以上的高等学校应当设立档案馆。目前，尚有部分高校未能准确认识到档案馆和图书馆的区别，片面地将二者画上等号，将档案工作交由图书馆负责，造成了档案资源分散、利用率低等问题。
二是专业人才储备不足。档案工作高度依赖工作人员的专业素养，特别是在数据管理和技术应用方面。现阶段，高校档案部门面临人才储备不足的问题，有计算机专业、档案学专业背景的人员数量有限，尽管有部分人员具备计算机专业背景，但能够全面应对信息技术变革对档案工作带来挑战的专业人才仍显不足。
三是档案数字化水平不足，类型固定且数据量偏小。一方面，高校档案大多数是经过数字化处理的音像、数码照片、系统自动采集的电子档案，未能达到建设数字档案馆的标准。尽管多数高校已完成了数字化前处理、目录数据库建设，但对数据库的认识较为浅显，仅将全文数据库视为“对既有档案进行数字化处理，将生成的图像录入目录数据库，通过检索目录查找并调取档案”的数据集合，未能充分发挥其潜力。另一方面，高校档案类型相对固定且数据量偏小。调查发现，虽然多数高校已经认识到档案信息化建设的重要性，但仅有少数高校实现了在线接收并归档电子档案的目标。大部分高校仅能实现在线接收档案，档案管理的质量和效率仍存在不足。对此，高校应当通过合理规划、技术升级、人员培训等措施改进以上不足之处。
高校档案信息化建设的策略
建立档案管理组织机构
高校要想使档案信息化建设工作按照计划有序推进，应尽快建立起专业的档案管理组织机构，在落实该项工作时，需要考虑以下几点。
一是设立档案管理部门。高校应当设立专门的档案管理部门，负责高校档案的整理、保存、管理、利用等工作。该部门既可以直接隶属于高校的行政管理机构，也可以作为独立的机构。
二是制定档案管理规章制度。高校需要制定档案管理规章制度，明确档案管理的职责和权限，确保档案管理的规范性和科学性。规章制度的内容应涵盖档案的分类体系、档案流转和审批程序、档案的保管期限、销毁规定等。
三是组建档案管理团队。高校可以选拔专业人员，组建档案管理团队，负责具体的档案管理工作。团队成员应包括档案管理专家、档案管理员、文书员，他们应具备相关专业知识和技能，熟悉档案管理的理论知识和具体流程。
四是建立档案管理系统。高校可以建立档案管理系统，通过该系统管理和查询档案信息，提高工作效率及准确性。同时，还可以制定相应的网络安全规定，确保档案信息的安全性和保密性。
五是做好档案保管与利用工作。高校需要配备专门的档案保管设施，确保档案的安全性。此外，还要注重档案的利用，为高校的教学、科研、管理等工作提供支持。
丰富电子档案资源
1.加快数字化建设
档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描线性CCD技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，以网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。落实该项工作需要档案部门对现有档案进行数字化处理，优先录入使用频率高、价值高且年代较为久远的档案。待文书、教学、人事和学籍档案等数字化处理工作取得一定成果后，再逐步对其他档案进行数字化转化，以确保高校档案能够尽快实现从模拟态向“数字态+模拟态”转变。
第一，制定数字化建设规划。高校需要明确档案数字化建设的目标和步骤，并制定相应的规划，规划内容应包括建设阶段、项目内容、资源投入、人员培训等，确保档案数字化建设工作能够有条不紊地推进。第二，合理配置专业技术人员及必要设备。高校需要组建一支由档案管理专家与信息技术人员构成的专业技术团队，负责实施和管理档案数字化建设项目。此外，高校还需要投入相应的设备与软件工具，为档案数字化建设提供有力支撑。第三，参考相关标准和规范。高校在开展工作时，可以参考《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）等国家和行业的相关标准和规范，以确保档案数字化建设的质量和合规性。第四，制定档案数字化工作流程。高校需要根据实际情况制定档案数字化工作流程，在此过程中需要充分考虑工作效率和数据安全等因素，明确档案扫描、数字化处理、元数据录入、数据存储与管理等各环节的具体步骤和顺序，并在实际工作中持续改进和优化，以不断提升档案管理的数字化水平。第五，开展专项培训。为提高工作人员的技术水平和对数字化建设的认知程度，高校应组织相关人员参加档案数字化建设专项培训。培训内容应涵盖扫描设备的操作使用、数字化处理的方法与技巧、元数据录入的规范性要求等。第六，构建数字化档案存储平台。高校应基于云计算、局域网等先进技术手段，根据自身实际需求，打造安全可靠的档案存储平台。在该平台上，必须建立严格的权限管理机制，以确保档案数据的访问和操作权限受到有效控制，从而保障档案的安全性和可访问性。第七，逐步推进档案数字化建设。高校可以分阶段推进档案数字化建设，优先处理重要或易于数字化处理的档案，随后逐步扩大工作的覆盖面和深度。第八，建立监督和评估体系。通过建立健全监督与评估体系，对档案数字化建设工作进行持续监测。高校应根据监测结果及时调整和优化工作策略，确保数字化建设工作能够顺利推进。采取以上措施能够帮助高校全面落实档案数字化建设工作，提高档案管理的效率、准确性和安全性，为高校的教学、科研和管理提供支持。
2.通过不同渠道收集档案资源
第一，学校内部渠道。校史馆、教务处以及人事处可能留存有学校历史、教学研究、学科发展等相关的档案资料，高校可以通过学校内部渠道收集档案资源。第二，外部渠道。首先，高校可以与其他高校、研究机构、档案馆等建立合作关系，通过签订合作协议、开展联合调研等方式，共享档案资源。其次，为深入挖掘高校发展历史与重大事件等方面的档案资料，高校应积极与各类社会单位达成合作关系，例如，当地政府部门、企事业单位、社会团体等。再次，高校可以与学术研究机构建立合作关系，共同开展档案资源的搜集和整理工作。通过与档案研究所、历史研究中心等机构的深入合作，高校能够获取丰富且具有学术价值的档案资源。最后，高校还可以向校友、教职员工、学生及其家庭成员等个人捐赠者征集档案资源。在此过程中，高校必须严格遵守相关法律法规，确保档案资源的合法性与合规性，同时高度重视档案资源的保密工作，以维护各方权益。
3.应用信息技术
随着信息技术的不断发展，高校档案信息化建设不断深入。为有效规避纸质档案的存储风险，高校应积极运用大数据等先进技术手段，推进档案信息化建设，防止出现档案信息失真或不可读取的问题。首先，利用大数据技术完善自动办公系统，为调取档案数据提供技术支持。在建设办公系统时，高校应严格遵循国家规范和网络安全制度，设置办公系统应用权限，只有确认工作人员身份信息后，才会开通档案录入权限，确保档案信息录入的精准性。其次，完善档案信息化系统的顶层设计，将办公系统嵌入档案信息化系统，以便校内人员在检索文献、学术信息时能够跨越系统界限，直接跳转至相应的档案信息界面，提升档案信息检索效率。最后，架设信息通道或系统终端，为用户调取档案信息提供异地调取和传输路径。
4.完善档案数据备份和备案机制
（1）建立数据备份机制
高校建设档案信息管理系统应确保档案数据的完整性，即便发生紧急事故也能调出可恢复的档案资源。高校必须确保档案信息至少存储三份，并严格遵循档案存储制度。具体而言，一份作为离线档案资源，另一份作为在线档案资源，最后一份则作为具备法律凭证的档案资源。
（2）缩微复制品备份档案
缩微复制品在档案信息化建设中扮演着至关重要的角色。高校在推进档案信息化建设的过程中，要根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，对档案的缩微复制品以及其他复制形式的档案资源进行收藏登记。在存储过程中，必须确保有负责人签字，以保证数字化档案存储的合法性和有效性。因此，高校在存储电子档案时，应重视缩微复制品管理，并派遣专门人员负责存储和登记工作。缩微复制品，可以为档案数字资源的统计和存储提供有力支持，同时确保异质信息档案的完整备份。
新形势下，高校应积极推进档案信息化建设。该项工作不仅能将纸质档案转化为电子档案，实现信息的快速检索，提高工作效率，节约时间和人力成本，还可以通过建立统一的档案数据库和管理系统，实现档案信息的共享，促进学术交流与创新。然而，高校档案信息化建设也面临诸多挑战。例如，档案可能包含敏感信息，高校需采取加密、权限管理等安全措施，确保档案信息不被非法获取或篡改。此外，档案信息化建设需要投入大量资金、人力资源，高校需尽快建立完善的信息技术网络，并培养专业的技术人员。因此，高校应与相关部门密切合作，制定档案信息化建设长效机制，以提升档案管理水平，助力数字化校园建设。
