电子文件单套归档是时代发展的必然趋势，高校应抓住机遇，积极推进电子文件单套归档。现分析将信息生态理论引入高校电子档案信息单套制管理模式的可行性，提出当前高校电子文件单套归档面临的困境，并从信息生态的角度提出相应的对策。
随着大数据时代的到来，各个高校都在积极推动智慧校园建设，档案馆作为智慧校园的重要组成部分，应抓住机会顺势而为，积极推进电子文件单套归档。电子文件单套归档不仅能节约人力、物力成本，还有利于档案的保管利用。然而，目前电子文件单套归档还面临着诸多困境，如专业人员紧缺、信息技术水平不高和各业务部门之间缺乏协作等。引入信息生态理论，有利于电子文件在其生命周期各阶段得到妥善保管。信息生态平衡是信息、人、信息技术、信息环境等各要素之间互相影响、协调互补所形成的一种动态平衡。高校电子档案是高校在教学、科研等活动中形成的，以数字格式形成、传输和存储的，具有保存和凭证价值的电子文件。电子档案单套归档顺应了时代发展趋势，构建电子档案信息生态系统有利于电子档案信息资源的可持续发展。
信息生态理论引入高校电子档案信息单套制管理模式的可行性
信息生态系统与高校电子档案信息单套制管理模式的构成要素和特点具有一定的相似性。信息生态系统由信息、人、信息技术、信息环境等要素构成，具有系统性、协调性等特点。而高校电子档案信息单套制管理模式也与人、档案信息、档案信息技术、档案信息环境等要素密切相关。高校电子档案信息单套制管理模式就是形成电子档案的相关人员在特定的信息环境下，利用信息技术以数字格式对电子档案进行存储利用的模式。这种模式需要多部门协同治理，强调人的主体地位。
电子档案对计算机等电子设备有较强的依赖性，要想保证电子档案真实有效，就要有强大的技术支持，然而，技术是把双刃剑，其一方面可以保证电子档案的安全，另一方面也会阻碍档案信息资源的开发利用。当前，电子政务和单套制在我国运行的时间较短，尚处于探索发展阶段。
信息生态理论使得高校电子档案信息单套制管理系统得以实现协调发展。信息生态系统是指信息主体在信息技术的支持下适应内部与外部信息环境，从而达到一种动态平衡。合理运用这一理念可以找出高校电子档案信息单套制管理模式中影响系统平衡的要素，从而摆脱其目前面临的困境，建立有效的运行机制。从信息生态的角度看，阻碍高校电子档案单套归档的因素主要有信息主体（也就是人员）的意识与专业技术水平；电子档案数量的成倍增加；形成与管理电子档案的部门各自为政，缺乏协作的现状，等等。只有解决相关问题，构建一个稳定平衡的信息生态系统，才有可能推动单套制在高校电子档案管理中的良好运用。
信息生态理论促使高校电子档案信息管理趋向于实现对数据的整合与共享。随着高校信息化工作的推进，电子文件数量呈爆发式增长，运用电子档案信息单套制管理模式，可以更好地整合各类电子档案信息，打破信息孤岛，实现对信息资源的有效共享，从而为高校的教学、科研和管理提供更加准确、全面的数据支持。通过数据挖掘和分析，可以发现数据之间的潜在联系和规律，并为高校决策提供科学依据。信息生态理论促使高校电子档案信息单套制管理顺应了时代发展趋势，使其能更好地适应大数据时代的发展要求，推动高校电子档案信息管理实现现代化发展。
当前高校电子文件单套归档面临的困境
工作人员的积极性与专业度有待提升。相较于公共档案馆，高校档案馆的馆藏与每年新增档案较少，加之大部分高校已经意识到档案工作的重要性，并逐渐加大对档案工作的投入力度，使得高校档案馆的数字化工作开展得比较顺利。这在一定程度上促进了档案的利用。单套制对档案人员信息技术水平和信息素养的要求较高，而且在长期保管和安全问题方面存在不确定性，因此，档案人员推行单套制的积极性不高。随着高校智慧校园建设的推进，信息技术人才在高校处于供不应求的状态，相对而言，档案部门很难招聘到信息技术专业人才。而电子文件从形成、处理到归档移交、长期保存都需要信息技术的支持，不具备专业背景的人员很难弄清楚电子文件生命周期各环节的原理，且当电子文件在管理过程中出现问题时也很难及时采取有效举措。另外，电子文件单套制在我国运行的时间较短，长期保管的安全性尚未得到实践检验。因此，档案人员倾向于沿用双套制。
高校电子文件单套归档相关制度不完善。2021年1月1日起施行的《中华人民共和国档案法》规定，“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”。这明确了电子档案的法律效力和凭证作用。2022年，国家档案局又先后发布了《电子档案单套管理一般要求》《电子档案移交接收操作规程》《电子会计档案管理规范》等一系列有关电子档案的行业标准。在此背景下，高校电子档案工作应紧跟国家发展步伐，制定符合自身实际的准则，明确电子文件生命周期各环节相关部门的责任。高校档案类别丰富，包括文书、会计、科研、教学等门类，然而，当前还没有有关高校电子档案单套制管理的细化标准出台。直至今日，颁布于2008年的《高等学校档案管理办法》的修订工作尚未完成；《高等学校档案实体分类法》《高等学校档案工作规范》在2018年宣布失效后也一直没有新的规范标准出台。当前，高校电子档案已经产生，但相关标准规范却没有及时推出。这一问题严重阻碍了高校电子档案单套制全面推行的进程。
缺乏统筹规划与顶层设计。电子文件单套归档不只是档案部门的职责，还需要多部门协同合作。虽然智慧校园是一个整体，但是大多数信息规划部门都只是将各部门的信息化规划整合在一起，缺乏对智慧校园的统筹规划。学校的各个部门都有自己的管理系统，如人事系统、财务系统、教学系统、办公自动化（OA）系统等。这些业务系统在建设初期几乎不会把档案系统对接的工作考虑进去，也很少留下用于对接的接口，但是后期开发接口的成本又往往较高。这就给电子文件单套归档造成了一定的阻碍。电子文件要求“来源可靠、程序规范、要素合规”，但现实情况是，各业务系统配套技术和数据标准不一，很难相互兼容，同时难以有效对接档案管理系统。即使对接成功，形成的电子文件也很难完全符合电子档案的归档要求。目前，高校电子文件归档范围不明确，在一定程度上造成了重复归档问题。另外，同个电子文件从不同的部门或系统流转到档案系统，版本也有可能不同，这也给电子档案鉴定造成了一定的阻碍，不利于电子档案单套制管理。
信息技术的发展存在短板，有可能影响信息安全。首先，电子文件、电子档案对计算机等电子设备有较强的依赖性，离不开网络间的传输，且其在传输和利用过程中容易受到网络病毒与黑客的攻击，使自身的安全遭受威胁。其次，电子档案的长期保管对存储介质有较高的技术要求。目前，无法确定存储介质在多年后能否正常读取电子档案信息，也无法确定电子档案的真实、可靠、完整、可用等属性能否得到保障。最后，多个业务系统对接一个档案管理系统，使电子文件单套归档“四性”检测面临着更大的挑战，容易在其他业务系统和档案管理系统流转的过程中造成证据链断裂，使电子信息和电子档案的来源失去可靠性，进而失去凭证价值。
基于“单套制”的高校电子档案信息生态系统构建路径
提高认识、转变观念，是推动高校电子档案单套制管理和信息生态系统构建的前提。首先，信息化思维是一种以信息技术为基础的思维方式，强调信息的获取、处理、传递和利用。在高校电子档案信息管理中，普及信息化思维有助于提高管理人员的信息化素养和技术能力，使其更好地适应数字化时代的发展要求。其次，基于单套制的高校电子档案信息生态系统构建是一种创新的管理模式，其核心理念是使用单一的电子文件管理系统集中管理电子档案信息。这种模式的优势在于简化管理流程、提高管理效率、降低管理成本，更好地适应数字化时代的需求。通过组织宣传活动、提供培训课程、建立示范项目、加强交流与合作以及制定激励政策等措施，可以更好地提高相关工作人员对单套制的认识和理解，推动观念转变，从而为单套制管理模式的推广和应用奠定基础。
强化信息主体的单套制归档意识，培训或引进信息技术人才。不论是前端电子文件形成部门人员还是后端的电子档案管理人员，都应该充分意识到真正决定单套制能否顺利推行的因素不是技术，而是人。从信息生态的角度来说，信息主体是推动信息生态系统运行的核心要素。从传统的双套制管理模式过渡到单套制，首先需要转变的就是管理理念。档案人员必须摒弃固有观念，紧跟时代的发展步伐，积极接纳、深入了解单套制，弄清楚单套制的运行模式，探索电子档案单套制管理变革，从而推进高校档案信息化进程，实现档案的价值。档案部门也要意识到信息技术对高校档案工作的影响，辩证看待信息技术的作用，优化人才队伍，引进并留住信息技术人才。对于现有的档案工作人员，要加强对其的信息技术培训，将理论学习与实操培训相结合，完善学习保障机制，以此提高档案人员的电子档案管理系统实操能力，为单套制的运行提供有力保障。
提高信息管控能力，多部门联动协同治理。单套制的实现仅依靠档案部门的努力是不够的，还需要进行统筹规划，需要信息技术部门与各业务部门联动，协同管理电子档案信息。电子文件单套归档是一个系统工程，学校要从信息化整体布局进行规划，明确电子文件生命周期各阶段的部门职责。学校信息规划部门要做好统筹工作，在各个业务系统的建设初期将电子档案工作考虑在内，设计好各系统与档案系统对接的接口，统一电子文件传输、归档、检测的规范流程。在电子文件形成的初期要统一标准，包括系统设计的标准和数据格式的标准等，以此保证电子文件的顺利流动以及与档案系统的对接。档案部门要制定科学合理的电子文件归档范围和保管期限，并告知业务部门；业务部门则应按照规定及时移交电子档案，在此过程中，档案部门提供业务指导，承担监督责任。由于电子文件摆脱了纸质载体的束缚，可以实现实时归档，因此，档案部门要根据实际情况及时制定电子文件的接收标准规范。具体而言，可以通过多部门联动，推动电子档案信息资源共建共治，推动分层分类先行先试，以此突破瓶颈，摆脱困境。另外，还可以针对单套制归档在实施过程中遇到的问题进行进一步讨论和研究，并形成可供推广的经验和做法。
优化信息环境，完善单套制相关制度规范。电子文件单套归档会受到外部环境和内部环境的影响，而规范制度是优化信息环境的重要环节。国家层面和地方层面的法规标准可以用于明确电子档案的法律地位和效力，具有宏观层面的指导作用。虽然电子档案已有国家层面的法律和行业标准规范，但是针对高校电子档案的规范却迟迟没有修订，政策的缺乏也一直在影响单套制的实施力度和实施效率。因此，相关部门应早日修订高校重要的规范制度，并提出明确要求。只有确认高校电子档案的效力，明确电子档案单套制归档的合法地位，才能真正推动单套制归档。另外，针对高校基建、科研、教学等类别的电子档案管理规范也应尽快出台，以便为高校电子档案工作提供依据。除了这些权威的制度规范外，档案部门也需要根据自己的实际情况制定本校的单套制管理办法，为电子档案单套制管理提供指导依据。
提升信息技术水平，确保电子档案信息安全可靠。信息技术对单套制的重要影响不容否认，虽然信息平台建设不断推进，但数字签章、区块链等信息技术的应用目前仍是保证电子档案真实性的重要手段。而要想推动电子档案单套归档，就必须与时俱进，不断进行更新升级，形成有利于电子档案长期保存的信息技术环境。在电子文件的形成、处理、移交时期，要保障系统安全，使其符合网络安全等级保护和涉密安全分级保护要求，同时具备可靠的信息认证技术。在电子文件归档环节，要加强“四性”检测。在电子档案长期保存方面，则要不断完善存储技术、档案安全备份技术，在系统迁移过程中加强对电子档案元数据的保护。在保护档案元数据安全的同时，还要依据相关制度开发便于电子档案归档、利用的系统体系，从而解决档案人员漏归、迟归问题。单套制归档的电子档案在归档后可以马上转化为可利用资源，减少了中间环节，也将大大降低出错概率，长期来看能有效降低高校的投入成本。
综上所述，随着网络技术的发展，电子文件单套归档成为大势所趋。目前，国内外对此已有大量的研究与实践，我们必须与时俱进，正面迎接机遇与挑战。在实际工作中，部分单位进行了积极的尝试，但受制于政策不明确、观念未革新、技术保障不到位等因素，电子文件单套归档的推动遇到瓶颈，难以实现有效突破。因此，有必要及时改变传统认知，对电子文件单套归档进行进一步探索，分层分类推进，加大对其的信息化和技术化支持，从应用管理和制度建设方面不断改革创新，从而实现从点到面、由浅入深的协同推进。
