摘要：在新时代改革的大背景下，医院各项管理工作都需要结合时代发展特点进行优化，而医院图书馆在现代化医院发展中占据着非常重要的地位。医院图书馆档案管理实践存在很多问题，如对档案管理工作的重视程度不足、管理人员综合素质水平不高等。针对现阶段管理实践中存在的这些问题，医院方面需要积极应对，提高档案管理工作效率和质量。基于此，现将重点研究医院图书馆档案管理实践中的突出问题，并总结出优化方案。
医院图书馆中的档案记录着医院发展轨迹以及医疗活动开展的详细过程和最终结果。可以说，医院图书馆档案就是医院发展历史的记录，其中，数据信息在医疗技术研究、医疗工作开展等方面都提供了重要且宝贵的参考。鉴于此，医院方面需要重视并加强对医院图书馆档案的管理工作，保证档案信息的真实性，为其日后在医疗技术持续创新、医疗服务质量提升等工作中发挥参考价值提供重要保障。
医院图书馆档案管理工作的重要意义
医院图书馆档案管理工作的重要性不可低估。在医疗行业中，准确、完整的档案管理对提高医疗服务质量、保障患者隐私、支持医学研究等都至关重要。首先，医院图书馆档案管理工作有助于提高医疗服务质量。医院图书馆收集、整理和管理大量的医学文献、病历资料等信息资源，可以为医生、护士等医护人员提供及时、准确的医学知识支持，帮助他们做出正确的诊断，选择合适的治疗方案。同时，医院图书馆可以为医护人员提供培训和继续教育的机会，提升他们的专业水平。其次，医院图书馆档案管理工作有助于保障患者隐私[1]。医院图书馆收集的病历资料、医疗记录等信息都涉及患者的隐私，必须妥善管理以防止泄露。通过建立严格的档案管理制度，采取安全措施，可以确保患者的隐私得到有效保护，增强患者对医院的信任。最后，医院图书馆档案管理工作有助于支持医学研究。医院图书馆收集的大量医学文献、研究报告等信息资源为医学研究人员提供了宝贵的参考资料，有助于他们开展科学研究，推动医学科技的进步。同时，医院图书馆档案管理工作可以精准地为医护科研人员提供文献检索、信息咨询等服务，帮助他们更好地开展科研工作[2]。
现阶段医院图书馆档案管理实践中突出的问题
对档案信息的重要性和科学性缺乏认识，重视程度不足
在当今信息化的时代，医院图书馆作为学术和科研的重要支撑，承载着丰富的专业知识和信息资源。然而，当前许多医院图书馆在档案管理工作中面临诸多问题。尤其是对档案信息的重要性和科学性缺乏认识，导致管理工作水平和服务质量难以提升。许多医院管理者对图书馆的角色与作用存在认知误区，普遍认为图书馆仅是辅助性科室，无法为医院带来直接经济效益。因此，医院对资源配置、人员配备及经费支出等方面的重视程度不足[3]。对图书馆工作缺乏重视，导致许多医院将低学历或者退休人员安排在图书馆工作。这一现象不仅降低了图书馆的科技含量，还使得其管理和服务难以满足日益增长的需求。缺乏专业人员的管理，导致档案的收集、整理、存储和利用等工作效率低下。不少医院图书馆缺乏完善的管理制度和规范，档案管理工作缺少科学化的流程。这导致档案的分类、编码和检索等工作难以实现标准化，影响了医院信息资源的利用。
医院图书馆档案管理人员的综合素质不高
医院主要招收医学专业人士，这一做法虽然在一定程度上确保了临床服务的专业性，但使得图书馆档案管理人员在图书馆学和档案管理领域的知识相对匮乏。这类工作人员对信息资源的整合、检索、利用与维护缺乏全面认识，无法有效开发和利用深层次的图书和期刊资源[4]。除专业知识外，缺乏实际的档案管理工作经验也是医院图书馆档案管理人员面临的一大挑战。很多新入职的工作人员在面对复杂的档案管理流程时，往往无从下手，导致档案的整理、归档、查找等工作低效，进而影响信息资源的利用。缺乏对专业人员的分类管理，使档案管理的规范程度参差不齐。在缺乏明确分工的情况下，部分工作人员在档案管理工作中可能存在迷失方向、职能重叠或缺失的现象，影响档案管理效率和准确性[5]。还有许多管理人员将档案管理工作视为自身职业发展的跳板，缺乏对这一岗位的认同感和责任感。这种消极态度直接影响了他们的工作热情和服务质量，最终造成档案管理工作的滞后。部分工作人员心浮气躁，难以专注投入工作，进一步加剧了档案管理工作的低质低效。这种态度不仅影响了档案管理团队的稳定性，还直接降低了医院图书馆对外服务的质量，进而影响医院的整体形象和发展潜力。
医院图书馆档案信息的收集和整理工作不够规范
这一问题在医院图书馆档案管理中尤为突出，主要原因在于医疗档案不仅包括大量的文字记录，还涵盖影像资料、实验报告等信息载体，极大地增加了档案管理的复杂性。具体来说，档案收集过程中经常出现的不规范行为包括对档案资料的收集缺乏明确的标准和程序，导致大量无关或重复的信息被归档，而一些关键信息却被忽视或遗失。由于对档案信息的时效性认识不足，部分医院在资料收集方面严重滞后，影响了档案的完整性和使用价值。在档案整理方面，由于缺乏统一的分类和编码体系，不同科室或同一科室的不同管理人员可能采用不同的标准整理档案，这导致档案系统内部的混乱。例如，对于同一病例的跟踪记录，可能会因为分类标准的不统一而被分散存储在不同地方，使得医护人员在需要时难以迅速获取完整信息[6]。档案整理工作不够细致，严重影响档案质量。在医院中，一份档案可能涉及多次诊疗过程，包括多次的检验报告、治疗方案调整以及疗效跟踪等。若工作人员在整理过程中未能将这些信息精确对应和细致编排，将极大地影响档案的信息价值和可用性。除了纸质档案整理存在问题，档案管理的不规范还体现在电子档案管理方面。随着医疗信息化的推进，各种电子病历和数字化影像资料日益增多。然而，许多医院对电子档案的收集和整理缺乏有效的管理系统和规范流程，致使电子档案与纸质档案之间的信息不一致，甚至导致电子档案遗失和或泄露，严重威胁患者的信息安全和隐私权。
医院图书馆档案管理工作模式过于传统
在医院图书馆档案管理领域，传统工作模式正遭遇诸多挑战，亟须创新与变革。这一模式主要依赖纸质档案的收集、存储与检索，不仅效率低下，而且在信息快速更新的今天，这种模式越来越凸显其局限性。具体来说，纸质档案的物理存储需求巨大，对于空间有限的图书馆来说，压力不言而喻。随着医疗文档数量的逐年递增，档案的整理、编目及检索成为一项艰巨的任务，传统的人工管理方式难以保证信息的实时更新与准确检索，严重影响了信息的使用效率和时效性。此外，传统的档案管理模式在信息共享方面存在明显不足。尤其是在需要多部门或跨院区合作时，纸质档案的传递效率低下，且容易出现“信息孤岛”现象，导致各部门间的信息不对称，严重影响工作效率和协同能力。在信息安全方面，纸质档案容易遭受损坏、丢失或不当使用，敏感信息的保护面临巨大风险。技术层面上，尽管部分医院已经开始尝试引入数字化档案管理系统，但受传统工作模式的束缚，数字化进程缓慢。许多医院的数字化仍停留在基础的电子文档管理阶段，未能充分利用云计算、大数据等现代信息技术，实现档案信息的深度挖掘与高效管理。
医院图书馆档案管理实践工作优化方案
提升对医院图书馆档案管理工作的重视程度，提高档案资源利用率
一方面，医院管理层需要从根本上认识图书馆档案的价值，将其视为医院不可或缺的信息资源和知识库。这要求管理层在决策过程中，将图书馆档案管理工作纳入医院的整体发展规划，确保其在资源配置、人员安排及经费预算等方面得到足够的支持。具体而言，医院可借助定期开展的活动提升档案管理意识，增强全体成员对档案资料价值的认知，在医院图书馆内部培育浓厚的档案管理氛围。同时，为了提高档案资源的利用率，医院图书馆应加强对档案资源的整合与优化，系统整理现有档案资料，建立便于检索的电子档案系统。通过数字化手段，可以有效提升档案信息的流通速度和利用效率，使医护人员和研究人员能够快速准确地获取所需信息[7]。另一方面，医院图书馆可以主动出击，深入了解医护人员和科研人员的信息需求，通过定期的信息需求调研，为他们提供个性化、定制化的信息服务。例如，图书馆可以根据医院重点科室或研究项目的特点，主动搜集、整理并推荐相关的最新研究成果和临床实践案例，使档案资源更加贴近实际工作，提高其利用价值。此外，加强档案资源的共享与交流也是提升利用率的重要手段。医院图书馆可以与周边医疗机构或研究机构建立合作关系，通过共享档案资源，实现知识的互通有无，扩大档案资源的影响力和利用范围[8]。同时，通过开展跨机构的学术交流活动，如专题讲座、研讨会等，进一步发挥档案资源在促进学术研究和医疗实践中的桥梁作用。
通过引进和加大档案管理人员的培训力度，提高档案管理
队伍的综合素质
提升医院图书馆档案管理队伍的综合素质，是推动档案管理工作迈向新台阶的核心。面对这一关键任务，医院图书馆需双管齐下，既引进先进理念，又加大人才培养力度。一方面，积极拥抱国内外档案管理的前沿理念与技术，如引入文件管理国际标准ISO15489，以此作为基石，确保档案管理的专业性与系统性。邀请档案管理领域的资深专家来院讲座或指导，分享行业实践案例，让管理人员近距离感受并学习先进的档案管理技术和方法，拓宽视野，提升认知。另一方面，构建分层分级的培训体系，针对不同层级和职责的档案管理人员量身定制培训内容[9]。对于基层管理人员，着重于档案管理的基础知识与实操技能，如档案的精细化整理、科学归档、有效保护及数字化处理等，确保他们能在日常工作中游刃有余。而对于高级管理人员，则需强化其档案信息资源规划、信息化管理策略及团队领导力等高级管理能力，以全面提升其综合管理水平。为确保培训效果，医院图书馆应创新培训模式，将理论学习与实际操作紧密结合。在完成理论培训后，立即安排管理人员参与真实的档案管理项目，让他们在实践中锤炼技能，深化理解[10]。与此同时，建立一套完善的反馈机制，定期对培训效果进行评估，及时调整培训内容与方式，确保培训内容始终与时俱进，满足档案管理的实际需求。为持续激发档案管理人员的内在动力，医院还应鼓励他们终身学习，为他们的职业发展提供丰富的学习资源，资助其参加专业会议或高级培训，支持其参与档案管理相关的职业资格认证，以此激励他们不断攀登专业高峰，为医院图书馆档案管理水平的全面提升贡献力量。
加强医院图书馆档案管理工作的监管，保证档案收集和整理工作的规范性
医院档案涵盖海量敏感且复杂的医疗记录、患者信息及科研数据，因此，构建一套科学、详尽的档案管理标准操作流程（SOP）显得尤为关键。该流程需明确档案从收集、分类、编目、存储到借阅、归还乃至销毁等每一步骤的具体操作规范与要求，并紧密结合医院档案的独特性。例如，针对病历档案，必须设立严格的访问控制机制，以强化隐私保护；对于科研数据，则需确保其真实无误与完整性。医院图书馆应定期开展档案管理工作的内部审核，通过全面检查档案管理的过程记录、档案的完整程度及可访问性等关键指标，客观评估档案管理工作的规范性与有效性。一旦发现问题，需迅速整改，并采取措施预防同类问题再次出现。这不仅提升了档案管理工作的透明度，还通过持续的优化过程，显著提高了工作效率[11]。医院图书馆管理层必须确保档案管理工作始终严格遵守相关法律法规及医院内部管理政策，特别是涉及患者隐私的档案管理，更需严格遵守医疗信息保护法规，切实保障患者权益。
努力实现医院图书馆档案管理工作的信息化和现代化发展
医院图书馆是医院重要的资源中心，为医护人员提供各种专业知识和信息支持。图书馆档案管理工作的改进对提高医院图书馆服务质量和效率至关重要。随着信息技术的不断发展，医院图书馆档案管理工作也需要不断进行信息化和现代化改革。医院图书馆可以通过建立数字化档案管理系统，将纸质档案转化为电子档案，实现档案的数字化存储和检索。数字化档案管理系统可以提高档案管理的效率和安全性，减少空间占用和人力成本。医院图书馆可以开发智能化的检索工具，利用人工智能和大数据技术，实现对档案信息的智能化检索和分析。这样可以更快速地找到所需信息，提高医护人员的工作效率。随着移动互联网的普及，医院图书馆可以推广移动化服务，为用户提供随时随地的图书馆服务。例如，开发手机App，提供在线借阅、查询和预约等服务，方便用户随时使用图书馆资源[12]。总之，医院图书馆档案管理工作的信息化和现代化发展是医院图书馆服务质量和效率提升的关键。通过建立数字化档案管理系统、开发智能化检索工具和推广移动化服务等措施，可以实现医院图书馆档案管理实践的优化，为医院提供更好的信息支持和服务。
综上所述，医院图书馆档案管理工作在医疗服务质量、患者隐私保护和医学研究等方面发挥着重要作用。为了更好地发挥医院图书馆的作用，我们应该加强档案管理工作，提高对档案管理工作的重视程度，引进和培养高素质人才，强化档案管理队伍建设，加大档案管理工作的监管力度，利用现代化技术，完善档案管理工作模式，提升医院图书馆的服务水平，为医疗健康事业的发展作出更大的贡献。
（作者单位：河北省儿童医院）
