摘要：现以双一流高校图书馆为研究对象，全面考察高校图书馆组织结构现状。调查发现，高校图书馆现有组织结构存在业务流程重物轻人、信息沟通不顺畅、协同效应无法有效发挥等弊端，并基于此提出优化建议，分别为以赋能型馆员管理为手段，激发馆员工作热情；以组织结构扁平化为目标，压缩组织层次；以流程驱动为突破口，发挥协同效益。
在数字化和智能化技术飞速发展的今天，图书馆作为知识传播和学术研究的重要场所，正经历着前所未有的变革。数智技术的应用丰富了图书馆的资源和服务方式，也对图书馆的传统组织结构提出了新的挑战。随着用户需求和行为的不断演变，图书馆必须通过组织结构的变革提高自身的运行效率和动态适应能力，以满足数智时代的要求。如何通过组织结构变革以适应现代社会的发展，成为图书馆业界普遍关注的现实问题。然而，目前对数智时代背景下高校图书馆组织结构现状的研究相对较少，限制了对图书馆组织变革的深入理解和实践探索。本研究通过考察分析数智时代背景下的高校图书馆组织结构现状，为我国高校图书馆组织结构优化提供参考。
调查设计
我国双一流高校图书馆不断追求创新与卓越，在业务开展、用户服务、科学化管理等方面一直处于领先地位，具有不可替代的作用。本研究以教育部2022年公布的新一轮147所“双一流”高校的图书馆作为研究对象，其中123所高校图书馆的数据是可获取的，研究方法包括对这些图书馆的官方网站进行调研，特别关注“本馆概况”“机构设置”等板块，以收集有关图书馆的组织架构、部门职责、业务分工等关键信息。
调查结果分析
业务流程的调查分析
1.纸质文献业务处理流程
目前，大多数双一流高校图书馆已经建立了一套相对成熟的纸质文献业务处理流程，涵盖采访、编目、阅览和咨询等关键环节。调查发现，98.4%的双一流高校图书馆是根据采访、编目、阅览、咨询等不同业务处理阶段开展纸质文献的加工操作流程；74.4%的双一流高校图书馆由资源建设部或采编部负责纸质文献采购；20%的双一流高校图书馆由资源建设部或采编部、学科馆员、院系教师联合采购纸质文献；5.3%的双一流高校图书馆由资源建设部或采编部与院系师生采购纸质文献。受学科背景等主观因素的影响，纸质文献的采购并不能完全满足用户需求，未能充分揭示本校学科优势，以及未能充分考虑新兴学科和跨学科研究的需求。此外，纸质文献的加工操作流程还未完全适应数字化时代的需求，影响了文献的利用效率和用户体验。
2.数字文献业务处理流程
调查发现，大部分双一流高校图书馆由资源建设部或采编部独立完成电子资源订购，也有部分双一流高校图书馆由多个部门联合完成电子资源采购，如资源建设部+学科服务部，采编部+信息咨询部等。此外，成立数字化部门处理电子资源的订购工作已经逐步成为一种趋势，如建立数字资源部、网络与数字资源建设部、数字化部、数图建设部等。电子资源的订购以及订购后的组织、利用及培训等后期业务分属不同部门，这是双一流高校图书馆普遍存在的现象。例如，资源建设部负责采购，信息技术部负责管理，学科服务中心负责宣传。尽管双一流高校图书馆在数字文献业务处理流程上做出了一定的调整和优化，但仍存在一些问题。例如，信息组织规范与标准的不统一，影响资源的有效利用和管理。跨部门合作可能存在沟通不畅和协作效率低下的问题，影响服务的连贯性和用户的满意度。
3.用户参与图书馆业务流程
高校图书馆吸引用户参与图书馆业务流程管理的形式多样，主要包括以下几方面。一是成立读者协会或学生管理委员会。动员学生参与图书馆管理，充分发挥学生及社团的沟通桥梁作用。例如，学生可以讨论图书馆服务的改进措施，参与图书馆的空间规划和设施改善，收集和反映其他同学的意见与建议。二是开展用户荐购活动。开发和完善用户荐购平台，提供更加便捷的荐购流程和更广泛的资源选择，鼓励用户参与图书馆文献资源建设，优化资源配置和采购决策。三是开展形式多样的阅读活动。通过举办展览、讲座、读者活动月等系列活动，加强与用户的紧密联系。四是开展用户监督与图书馆评价。允许用户对馆员、资源、服务进行监督与投诉，公开图书馆年度经费预算与实际执行情况。
4.图书馆联盟及其业务流程的建立
随着图书馆联盟的出现，图书馆内部的业务流程产生了一定的变动。例如，馆际文献传递协议的出现，使图书馆文献资源建设目标由“多而全”转变为“求精求准”。受众面较小的文献资源可通过文献传递以满足用户需求。较为典型的案例是北京高校图书馆联合体，在“资源共享、优势互补、互惠互利、自愿参加、平等协作”原则的指导下，北京邮电大学联合成员馆在馆际借阅、文献传递等方面展开探索：图书馆联盟通过建立统一的合作标准和流程，简化馆际文献传递和资源共享的操作步骤；联盟成员共同开发和维护一个信息共享平台，实现馆藏目录的互联互通，便于用户检索和利用各馆的资源；通过联合采购，图书馆联盟可以降低采购成本，增加资源的多样性；联盟成员之间开展人员交流和培训活动，分享管理经验，提升业务水平，实现联合体整体效益的最大化。
组织结构设置的调查分析
1.组织结构设置的类型
职能型和总分馆制是双一流高校图书馆组织结构设置的主要类型。目前，实行总分馆制高校图书馆的组织结构类型主要包括以下几种形式。一是事业部形式。总馆统筹规划全校的文献信息资源建设与信息服务，分馆具备成熟的机构设置。二是定位分馆功能形式。例如，武汉大学图书馆根据四大分馆的不同功能，将其分别定位为文理分馆、工学分馆、信息科学馆和医学分馆。三是分馆职责较小的形式。分馆仅提供文献借阅服务。四是分馆共建资源体系的形式。总馆与分馆各自进行功能定位，建立以总馆为中心，分馆协同开展文献资源服务体系建设。此外，还有两所双一流高校图书馆采用了跨部门工作小组或团队的形式，加强了部门之间的横向沟通和协调，有较高的创新性和灵活性。
2.机构设置数量统计
2022年，双一流高校图书馆的机构设置总数为946个，5—8个是图书馆机构数量设置的主流，数量最多的是复旦大学图书馆和郑州大学图书馆，均为15个。数量最低的是电子科技大学中山学院，数量仅为3个。调研的123所双一流高校图书馆中，机构设置数量平均为8个；机构设置数量8个以上的院校有58所，占总数的47.1%；10个以上的院校有20所，占总数的16.2%；5个以下的院校有4所，仅占总数的3.3%。总的来说，双一流高校图书馆的部门设置呈现出划分细致、机构个数偏多以及机构扁平化程度偏低的特征。
3.馆内机构的调整
最常见的图书馆组织机构的调整是采访部与编目部、期刊部合并，组建采编部或资源建设部。部分双一流高校图书馆将文献信息资源的采访、编目与典藏职责合为一体；采访部、编目部合并；采访部、编目部、流通部、咨询部合并；典藏部、流通部合并；流通部、阅览部合并；技术部、参考咨询部合并等情况。此外，也有图书馆将部门划分为技术服务、行政管理、用户服务三大模块。例如，北京大学图书馆将采访、编目、数字加工等具有技术含量的部门全部纳入技术服务模块，将流通阅览、参考咨询等带有服务性的部门纳入用户服务模块，承担行政事务的部室则被整合到行政管理模块。
4.新兴部门的设置
不少高校图书馆新设立了负责相关业务的部门，如图书情报工作委员会、学术委员会、馆务会、资源建设委员会、图书馆咨询委员会等。另外，图书馆催生了信息素养教学与研究部、信息检索教研室等新部门。随着图书馆功能的拓展，还出现了空间管理中心、信息空间服务部、协同服务中心、数字人文研究中心、文化育人中心、资源推广与评估中心等新部门。
5.部门职责情况
部分高校图书馆明确了部门职责和工作内容，但是部门职责和工作内容具有差异性。主要表现在以下几方面。一是相同部门的职责不完全相同。例如，有的高校图书馆信息技术部门主要承担软硬件维护；有的高校图书馆信息部门还需承担机构库的建立，或跟踪新技术，或对自动化进行规划。二是不同部门存在相似职责。例如，学科服务部和信息咨询部均负责学科情报服务，读者服务部和阅读推广部均开展阅读推广工作。
研究结论
通过对双一流高校图书馆业务流程、组织结构设置两大方面的调研分析发现，高校图书馆存在业务流程重物轻人、信息沟通不顺畅、协同效应无法有效发挥等弊端。
业务流程重物轻人
长期以来，图书馆的工作重点放在文献的收集、整理和保管上，忽视了图书馆作为知识传播和学习场所的更广泛功能。目前，高校图书馆以“文献”为中心开展文献的采访、加工、利用工作，这种“书本位”主要面向图书馆内部管理，在采购、编目、借阅等业务流程中，以文献的物理属性和馆藏需求为出发点，缺乏对用户实际需求的深入了解和分析，一定程度上造成了业务流程与用户需求之间的脱节。部分图书馆沿用传统的服务模式，缺乏创新和个性化服务，不能很好地满足用户多样化的需求。对馆员而言，长期从事某一具体业务，大量重复性劳动极大地挫伤了馆员的工作积极性，缺乏挑战性和创新性，可能导致馆员工作动力下降，影响其职业成长和发展，馆员的专业能力和服务技能也无法得到充分利用和发挥，限制了图书馆服务的创新和提升。
信息沟通不顺畅
信息沟通不顺畅的问题在高校图书馆普遍存在。目前，高校图书馆组织结构是传统的金字塔型层级结构，该结构虽然在以往有助于维持图书馆秩序和管理，但在如今快速发展的信息社会中，这种结构的弊端逐渐显现，即信息处理时间长、效率不高，以及影响图书馆的市场竞争力。组织层级越多，信息失真、过滤、沟通效率低下等问题愈发严重。馆员与用户之间的沟通不畅，进一步加剧了这一问题。业务部门由于缺乏与用户直接沟通的机会，很难获得用户的真实反馈和需求。而有机会与用户直接接触的一线部门，如流通部和阅览部，可能因为缺乏足够的专业培训或资源支持，无法有效地收集和传达用户的体验和意见。这导致业务部门在进行资源配置和文献服务时，往往基于自己的视角和经验，而非用户的实际需求，从而出现“给非所需”的现象。
协同效益无法有效发挥
现有高校图书馆的采、编、借、阅、参等业务流程分工过细，当业务流程被划分得过于细致时，每个部门只关注自己的职责范围，而忽视了图书馆作为一个整体的运作，容易导致“信息孤岛”，也阻碍了不同部门间的信息流通和资源共享。部门间缺乏合作意识，导致在需要跨部门协作的项目中，出现各部门推诿责任，不愿意主动配合的现象，不仅影响了工作效率，也影响了图书馆的整体形象和服务质量。由于缺乏整体目标意识，资源无法得到合理分配。部分部门可能过度强调自己的需求，忽视了其他部门或整个图书馆的需要，导致资源浪费或分配不均。但在图书馆日常运作中，很多工作需要跨部门协作，部门的本位主义造成的沟通不畅、推卸责任、合作不顺，导致图书馆协同效益无法有效发挥，制约了高校图书馆的健康可持续发展。虽然部分高校图书馆设置了工作小组或合作团队，采取了矩阵型的组织结构，但这种扁平化的组织结构依然是凤毛麟角。
优化建议
以赋能型馆员管理为手段，激发馆员工作热情
从传统管控向管理赋能转变，满足馆员的归属感、价值感和权利感。首先，鼓励馆员提出创新想法和建议，营造一个支持创新和尝试的文化氛围；让馆员在一定范围内自主决策，提升其工作积极性和主动性。其次，授权与价值创造。将决策权和执行权下放到馆员或小团队，使他们能够根据实际情况灵活调整工作策略和服务方式；支持馆员根据用户需求提供个性化服务，发挥其专业能力和创造力。再次，自我发展的支持。定期组织专业培训，鼓励馆员参加学术会议和研讨会，提升专业知识和技能；为馆员规划职业发展路径，提供晋升和发展的机会。最后，组织文化氛围的营造。建立公平公正的利益分配机制，确保馆员的努力和贡献得到合理的回报；促进信息的自由流通和共享；建立容错机制，鼓励馆员敢于尝试和创新，强化馆员对图书馆使命和价值的认同，增强组织的归属感。
以组织结构扁平化为目标，压缩组织层次
高校图书馆应从部门化管理转变为知识服务团队管理。知识服务团队由具有不同专业背景和技能的馆员组成，确保团队在解决问题和提供服务时能够从多角度进行思考和操作。每个知识服务团队都应有明确的工作目标和任务，这些目标与图书馆的整体战略和用户需求紧密相连。知识服务团队的结构和组成应根据工作项目的需求进行调整，使团队快速响应变化，提高工作效率。鼓励不同团队进行协作和资源共享，打破部门壁垒，促进跨领域的交流和合作。鼓励团队成员参与专业培训和学术交流，提升自身的专业知识和技能，形成持续学习和自我提升的氛围。建立知识共享的平台和机制，鼓励团队成员分享经验和创新想法，促进团队内部的知识流动和创新活动。通过减少中间管理层，实现决策的快速传递和执行，提高组织的响应速度和灵活性。赋予知识服务团队更大的自主权，使其能够自我管理和自我决策，提高工作的主动性和创造性。
以流程驱动为突破口，发挥协同效益
以流程驱动为突破口，建立流程驱动型组织。首先，明确划分核心流程与辅助流程。识别并明确图书馆服务中的核心流程，如文献采购、资源建设、用户服务等，确保这些流程得到足够的重视和资源投入；对辅助流程进行整合和优化，确保能够有效支持核心流程的运作，提高整体服务的协同效应。其次，构建流程驱动型组织。根据业务需要，重新规划部门职责和岗位设置，确保每个部门和岗位都能够为流程的顺畅作出贡献。根据流程需求，合理配置人员和信息资源，确保关键环节得到足够支持，提升流程效率。再次，建立运行规范与责权体系。围绕核心流程制订详细的运行规范和操作标准，确保流程的标准化和一致性。建立清晰的责权体系，明确各个流程环节的责任和权限，增强馆员的责任感和主动性。最后，组织结构与运行机制的调整。根据流程驱动的原则，调整图书馆的组织结构，打破传统的部门壁垒，建立更加灵活和协同的工作模式。创新图书馆的运行机制，如引入项目管理方法，以促进信息流和业务流的高效流动。
本文是2022年度佛山市社科规划项目“数智时代高校图书馆业务组织结构优化策略研究”（2022-GJ134）、广东职业技术学院2022年人文社科类科研项目“产教融合背景下的高职院校图书馆业务组织结构优化策略研究”（XJKY202261）研究成果。
（作者单位：广东职业技术学院）
