肇庆市端州区人民医院于2023年6月在档案管理中运用精细化管理，为强化医院档案管理，并依据实际情况提升档案资源利用率，现将2023年1—6月作为管理前，将2023年6—12月作为管理后，选择管理前后的200份档案资料，针对管理前后的管理情况以及管理质量进行分析。分析结果显示，管理后档案破损率、缺失率低于管理前，正确利用率高于管理前，管理后档案获取时间、归档耗时均短于管理前，差异具有统计学价值（P＜0.05）；管理后档案合理性、档案完整性、档案保密性、档案可用性、档案准确性、培训及教育、持续改进评分均高于管理前，差异具有统计学价值（P＜0.05）。由此可得，在医院档案管理中运用精细化管理具有重要价值，不仅可以减少档案缺失、破损风险，提高管理效率以及利用率，还可以提高医院档案管理质量，值得临床参考。
随着现代医院的发展，档案管理在医院管理中的重要性愈发突出。医院档案管理是指对患者信息的收集、存储、整理、保管和利用的一系列管理活动，良好的医院档案管理对于医疗质量的评估、医疗风险的控制、科学决策以及患者安全至关重要。医院档案中包含了丰富的数据和信息，可以帮助管理层深入了解医院的运营情况、财务状况、患者服务水平等，为决策提供客观依据。通过分析医院档案资料，管理层能够全面了解医院的整体运营情况，包括各个部门的工作情况、人员配置、设备利用率等，能够识别医院运营中存在的问题与不足，从而采取有针对性的改进措施，促进医院的持续发展。传统医院档案管理存在信息不完整、档案分布混乱、安全隐患等情况，因此，采取有效措施加强医院档案管理具有重要价值。
精细化管理的临床应用价值较为显著，强调对组织、流程或活动的细节进行深入和精细的管理和控制，以提高效率、质量和绩效，此种管理方法注重对各方面细节的监控、调整和优化，以实现更好的管理效果。本文重点分析了精细化管理用于医院档案管理中的价值，期望为档案管理工作提供参考。
资料与方法
一般资料
肇庆市端州区人民医院于2023年6月在档案管理中运用精细化管理，本文将2023年1—6月作为实施精细化管理前，将2023年6—12月作为实施精细化管理后，选择管理前后的200份档案资料为研究对象。精细化管理前后档案管理室工作人员无变动情况，可保证研究内容的稳定性、可靠性。工作人员共计10名，其中男性3名，女性7名，年龄区间为29—37岁，平均年龄（33.07±2.17）岁。
方法
2023年1—6月为管理前，采取常规管理，工作人员按照规章制度对档案进行管理。
2023年6—12月为管理后，采取精细化管理，具体表现为以下几方面。
第一，管理概念精细化。管理层应该明确档案管理的政策和目标，强调精细化管理的重要性，并将其纳入医院的管理体系。医院可以定期组织档案管理相关的培训课程、讲座和研讨会，邀请专业人士分享精细化管理理念和实践经验，帮助档案管理人员了解并应用最新的管理理念。精细化管理需要有效地沟通与协作。医院可以建立跨部门的沟通机制，确保信息畅通，促进各部门间的合作与协调。同时，根据实际情况引入信息化技术，如电子健康记录系统，以提高档案管理的效率和精度，降低纸质档案管理可能存在的问题。
第二，管理制度精细化。精细化管理要求管理制度与实际情况相结合，根据医院档案管理的具体需求和特点，细化档案管理相关的规章制度，确保管理制度切实可行、符合实际操作。在制订精细化管理制度时，需要进行科学分析和长远规划，明确档案管理的重要性和目标，以此为基础设计制度内容，确保档案管理工作有条不紊地开展。管理制度体系应该是动态的，医院需要不断完善与优化档案管理制度，随着医院发展和需求的变化，及时对制度进行更新和调整。设立明确的奖惩制度可以激励档案管理人员遵守规章制度，同时对违规行为进行惩处，保证档案管理工作的规范性和效率。
第三，管理设施精细化。定期评估和更新档案管理所需的硬件设备，包括密集架、保险柜、文件柜等，确保设备的性能和质量符合档案管理的要求。根据国家对档案管理工作的要求，设计具有防盗、防光、防火、防潮和防高温功能的档案库房和办公室结构。合理规划库房规模，考虑未来10—20年的档案管理需求。档案库房内配备远程监控系统和消防安全系统，以确保档案安全和紧急情况的及时响应，保障档案的完整性和可靠性。
第四，强化档案管理意识。定期组织档案管理培训和讨论会，帮助工作人员建立正确的管理意识和创新理念，认识到档案管理对医院发展的重要性。通过内部宣传栏、会议、培训等形式，向全体员工传达档案管理的重要性，激发员工的参与和支持的同时，鼓励档案管理人员积极学习，参与行业会议、培训，提高专业素养，不断提升自身档案管理水平。医院领导需要给予档案管理部门足够的支持和资源投入，制订合理的发展规划，加强软件设施和硬件设备建设，促进档案管理工作的顺利开展。帮助档案管理人员转变服务观念，使其意识到自身在医院管理工作中的重要性，鼓励他们积极参与档案资料的归类、整理和管理工作。
第五，开发档案管理应用。基于新时代发展背景，信息化建设对档案管理工作的重要性愈发凸显。因此，医院在开展档案管理期间，可引入信息管理系统和数字信息设备，充分利用计算机技术，提升档案管理的质量、效率和现代化水平，实现档案管理的规范化和数字化转型。信息管理系统可以全面监控档案资料的收集、整理和存储过程，确保档案管理工作的全面性和及时性。利用信息技术管理档案资料可以加快整理和编制速度，管理者可以通过关键词检索迅速找到需要的文件，提高查找效率，节约时间和资源成本。信息化档案管理不仅节约了人力、物力和财力，还减少了纸质档案的使用和存储空间，降低了环境负担。信息化档案管理系统可以为管理者提供数据分析和报告功能，帮助管理者更好地了解档案资料的运用情况，为决策提供数据支持。
第六，提升管理人员素养。医院应制订档案管理的统一标准与程序，包括档案的收集、整理、分类、存储、检索和销毁等方面，确保档案管理工作的规范性和连续性。将档案管理工作纳入医院的年度考核体系，设立相关指标和评估标准，对档案管理工作进行定期评估和考核，以激励工作人员积极参与和提升档案管理水平。制订针对档案管理工作的年度学习计划，鼓励工作人员按照学术要求展开进修学习，提升管理水平和专业素养，不断适应和应对档案管理工作的新需求。建立高素质的档案管理团队，培养专业能力和团队协作意识，提高团队整体水平和效能，推动档案管理工作的持续改进和发展。此外，医院还需将档案管理人员的培养纳入医院整体人才培育体系，为档案管理人员提供持续的培训和发展机会，不断提高其专业水平和综合素质。
观察指标
一是管理情况。分析管理前后的档案缺失率、破损率、正确利用率、档案获取时间、归档耗时。二是管理质量。采取医院自制量表（量表总分值为100分，重测效度为0.862，Cronbachs α系数为0.853）评价档案管理质量情况，内容涉及档案合理性、档案完整性、档案保密性、档案可用性、档案准确性、培训及教育、持续改进，分值与管理质量呈正比。
统计学处理
所用数据分析包为SPSS 23.0，对于计数资料，以卡方检验（x2检验）组间差异，采取[n/（%）]表示；对于计量资料，以t检验组间差异，采取±s表示，显著性水平通常为P＜0.05。
结果
管理情况分析
管理后的档案破损率、缺失率低于管理前，正确利用率高于管理前；管理后的档案获取时间、归档耗时均短于管理前，差异具有统计学价值（P＜0.05），见表1。
管理质量评估
管理后的档案合理性、档案完整性、档案保密性、档案可用性、档案准确性、培训及教育、持续改进评分均高于管理前，差异具有统计学价值（P＜0.05），数据见表2。
讨论
医院档案管理是对患者医疗信息的收集、存储、整理和利用，包括患者的病历、诊疗记录、检查报告等，良好的档案管理可以确保患者医疗信息的完整性、准确性和保密性，有利于医院医务人员对患者进行科学诊疗和医疗决策。此外，医院档案管理是医院遵守法律法规的重要保障，也是医疗质量管理的基础，故强化医院档案管理措施具有重要价值。随着医疗体制改革的深入，医院档案数量明显增加，其价值逐渐凸显。在新时代背景下，医院需要利用医疗体制改革提供的契机，促进医院档案管理制度规范建设，同时完善管理工作，提升档案管理质量及效率。
本研究结果显示，管理后的档案破损率、缺失率低于管理前，正确利用率高于管理前，管理后的档案获取时间、归档耗时均短于管理前，差异具有统计学价值（P＜0.05）；管理后的档案合理性、档案完整性、档案保密性、档案可用性、档案准确性、培训及教育、持续改进评分均高于管理前，差异具有统计学价值（P＜0.05）。分析原因，主要是精细化管理可以通过精确地规划、设计和执行，提高医院档案管理的效率。合理规划档案库房结构、配备适当的设备设施，以及优化流程和管理方法，可有效减少档案管理过程中的时间浪费和资源浪费。精细化管理能够帮助医院档案管理部门更加高效地组织、存储、检索和利用档案信息，从而提高工作效率和准确性。通过精细化管理，可以更快速地找到所需档案信息，减少因为档案遗失或混乱而导致的工作延误。此外，精细化管理可以提升档案的安全性和保密性，通过设计防盗、防火、防潮等功能完备的存储设施，及时更新设备设施，以及建立监控和安全系统，可以有效保护档案的完整性和安全性，还可以提升档案正确利用率。
综上所述，在医院档案管理中运用精细化管理具有重要价值，可减少档案缺失、破损风险，提高管理效率以及利用率，同时可以提高医院档案管理质量，值得临床参考。
（作者单位：肇庆市端州区人民医院）
