随着信息技术的快速发展和广泛应用，高校电子档案数量不断增长，电子档案管理已成为档案管理工作的重要内容，但电子档案自身的特点，如易复制、易篡改、易删除等，给档案管理工作带来了新的挑战。区块链技术作为一种新兴的分布式记账方式，具有去中心化、不可篡改、可追溯、高效协同等特征，为解决电子档案管理面临的真实性、安全性、协同性等问题提供了崭新思路。将区块链技术引入高校电子档案管理，对确保电子档案的可信存证、安全共享、高效利用具有重要意义。现从区块链技术应用优势入手，剖析高校电子档案管理面临的问题，探讨区块链技术在高校电子档案管理中的应用实践，可以为新时期高校的档案管理工作提供参考。
区块链技术在电子档案管理中的应用优势
确保电子档案的真实性与安全性
电子档案的真实性是档案管理工作的核心要求。区块链技术采用时间戳、哈希算法、共识机制等手段，可对电子档案的生成、存储、访问等全过程进行不可篡改的记录，任何对档案的操作都会形成新的区块，并连接到原有区块之后，确保档案内容和操作记录不可篡改。同时，区块链网络节点的分布式存储和备份机制，可有效防范档案单点故障风险，提高电子档案存储的安全性和可靠性，将电子档案上链存证，利用区块链技术的防篡改性，可降低档案被伪造、篡改的风险，确保档案数据的真实可信。
实现电子档案全生命周期可追溯管理
电子档案具有生命周期长、环节多、流程复杂等特点，管理过程中如何实现可追溯至关重要。区块链的链式存储结构，可完整记录电子档案从生成到销毁的各个环节，真实再现档案的形成脉络。基于区块链构建电子档案全生命周期管理平台，可依托智能合约、数字身份等技术，对档案收集、整理、保管、利用等环节进行链式精细化管控，实现全流程可视可溯，利用区块链不可篡改、可追溯的特性，可方便管理者准确查询档案的历史状态，回溯档案操作痕迹，有利于事后监督和责任追究，提高电子档案管理的规范性。
促进多方参与下的档案协同管理
高校电子档案管理涉及院系、职能部门、档案馆等主体，需要建立高效协同的工作机制。传统的档案管理模式下，不同部门各自形成“信息孤岛”，缺乏统一的管理标准和衔接机制，档案资源的共享开发和综合利用难度较大。引入区块链技术，可通过联盟链等形式将各参与主体纳入统一的分布式网络，按照一致的数据标准和接入规范参与档案管理，实现组织间档案数据的可信共享和业务协同，区块链的分布式账本结构，使得各节点均能够获得完整的档案数据副本，有利于打破部门间的信息壁垒，提高档案信息的共享程度。同时，区块链共识机制下的多方参与决策模式，有助于在可控范围内赋予相关方适度的档案管理权限，提高各方参与的积极性，形成多中心协同的电子档案管理新局面。
提高电子档案管理效率
区块链技术为电子档案管理流程再造带来新的契机。传统档案管理方式下，档案收集、入库、借阅等环节依赖人工操作，容易产生遗漏差错，管理效率较低。区块链与智能合约技术的结合，可将电子档案日常管理的规则和条件写入代码，形成自动化脚本，通过预设条件触发自动执行相关任务，减少人为干预，如利用智能合约将档案归档、销毁等标准化为代码，当电子档案到期或符合特定条件时，系统可自动归档或销毁，简化操作流程，提高管理时效。同时，区块链网络可24小时不间断运行，电子档案的存储和调阅可以突破时空限制，满足档案管理便捷高效的需求。区块链分布式存储的容错和负载均衡特性，也为海量档案数据的高并发访问、快速检索提供了支撑。
高校电子档案管理面临的问题
随着信息化进程的加快，高校电子档案数量不断增长，呈现数量多、类型广、更新快等特点，给档案管理工作带来较大挑战。当前，制约高校电子档案管理的瓶颈问题主要体现在以下四方面。
电子档案长期保存的真实性风险
受自身特性所限，电子档案更易被复制、篡改和删除，档案的真实性和完整性面临较大威胁。传统的电子档案管理模式下，档案的生成、传输、存储等环节容易受到恶意篡改和伪造，管理过程缺乏有效的监管和验证机制，在长期保存过程中，档案的真实性难以保证，个别不法分子可能通过伪造电子档案牟取利益，给学校和档案工作带来信誉危机。同时，电子档案对存储环境条件要求较高，设备老化、存储故障等因素也可能造成档案数据的丢失或损坏，难以满足电子档案长期、永久保存的需要，如何通过技术手段确保电子档案管理全过程的可信，是一个亟待破解的难题。
电子档案共享利用的安全性隐患
电子档案承载着学校教学、科研、管理等核心业务信息，具有较高的敏感性。受制于电子档案的非结构化特点和网络环境的开放性，档案数据极易被非授权用户盗取和泄露，在缺乏严格的权限控制和安全审计的情况下，档案数据的非法利用风险加剧。电子档案的共享开放与安全保密之间如何实现动态平衡，是摆在高校档案管理部门面前的一道难题。在多部门协同管理的模式下，各参与主体责权边界不清晰，档案的全生命周期管控难以形成合力，个别参与方责任心不强，片面追求利用效益而忽视档案的机密属性，也加大了档案信息泄露的安全隐患。因此，高校需创新档案安全管控策略，筑牢电子档案共享利用的安全防线。
电子档案管理的协同性不足
高校电子档案管理涉及教务、科研、人事、财务等业务部门，档案的形成、积累和流转需要多部门通力配合。但在实际工作中，不同部门各自为政、条块分割的局面较为普遍，缺乏必要的沟通协调和数据共享，未能形成档案管理的整体合力。部门间业务割裂、数据壁垒突出，档案管理缺乏统筹规划和顶层设计，即便是已经形成的电子档案，也多以部门为单位进行分散管理，存在“信息孤岛”现象，档案数据标准不统一，可集成性差，无法实现档案资源的关联利用。这种烟囱式的条块分割格局，导致档案收集不全面、整理不系统、保管不规范，档案资源的共建共享程度不高，难以适应信息化环境下档案管理的内在要求。
电子档案管理人员专业能力待提升
高校电子档案管理是一项专业性很强的工作，管理人员不仅要熟悉档案业务流程，还需具备计算机、网络安全等方面的知识。然而，高校档案队伍普遍存在专业化程度较低的问题。部分档案管理人员缺乏系统的信息化培训，对电子档案的专业特点认识不足，管理手段相对落后，难以适应电子档案管理的需要。档案管理部门与信息技术部门的沟通不畅，缺乏有效机制将现代信息技术与档案管理实际相结合。电子档案管理缺乏制度化、规范化的操作规程和标准规范，带有较强的经验式、随意性色彩。同时，档案管理人员知识更新相对滞后，对云计算、大数据等前沿技术发展的新动向、新需求把握不够，创新意识和开拓精神有待提升。
高校电子档案区块链管理应用实践的主要内容
高校利用区块链技术进行电子档案管理，要立足学校实际，多措并举，重点在架构设计、全生命周期管理、安全防护、协同模式等方面积极探索，充分释放区块链技术赋能档案管理的效能。
构建基于区块链的电子档案管理架构
构建基于区块链的电子档案管理架构，是高校开展电子档案区块链应用的基础。高校要立足实际，因地制宜设计区块链档案管理的系统架构，明确各参与主体的地位作用，厘清管理边界和接口方式。鉴于高校组织架构和管理特点，建议采用联盟链模式搭建校级区块链档案管理系统，由学校档案部门、信息化管理部门牵头，联合教学、科研、人事、财务、资产等相关业务部门，共同组建联盟链网络，各部门可按照统一的数据标准和接口规范，将所管理的电子档案数据上链，实现联盟内档案数据高效共享和业务协同。联盟链的准入机制，可由档案、信息化主管部门负责制订，明确各成员单位的权责边界，对内设置差异化的档案访问权限，做到按需调阅、各取所需，对外严格实行安全准入控制，防止非法用户入侵系统、窃取数据。系统平台由档案、信息化部门共同建设运维，采取可信硬件、密码学等技术手段，切实保障系统安全。在系统架构中，要充分考虑电子档案形成、管理到利用的全过程需求，将区块链技术创新性地应用到档案收集、整理、编目、保管、统计、鉴定、利用等环节，实现对电子档案的穿链式、全程化管理。
实现电子档案全生命周期的可信管理
实现对电子档案的全生命周期管理是国内外档案界的共识，也是电子档案管理的核心所在。传统的电子档案管理面临诸多困境，如档案真实性、完整性难以保证，流向、归属等信息容易缺失，集中存储模式下，档案数据极易丢失、损毁。区块链技术以其去中心化、防篡改、可追溯、集体维护等独特优势，为破解电子档案管理困局，实现档案全程可信管理提供了崭新路径。基于区块链的电子档案可信存证是确保档案原始性和完整性的关键所在。高校可充分利用分布式账本、时间戳、共识机制等区块链核心技术，建立电子档案防篡改机制。在电子档案形成之初，就将其内容摘要经哈希运算转化为唯一的哈希值，结合时间戳信息上传到区块链网络。借助共识算法，区块链各节点可对上传信息达成共识，形成权威、不可更改的数字指纹。随后任何档案数据的修改都会改变原有哈希值，轻易被识别，真实性一目了然。区块链的时间戳能准确记录档案状态的变化，可回溯档案全生命周期，实现对档案形成、积累到利用过程的穿链式、不可抵赖的可信管理。流转环节的可信是电子档案全生命周期管理的重点和难点。当前，由于缺乏行之有效的技术手段，不同部门间的电子档案授受往往流于形式，管理责任不清晰，档案极易流失。依托区块链技术，可创新构建跨部门电子档案流转协同机制。通过多方签名、身份认证等技术，各参与主体在链上签署电子档案移交接收的权威证明，明晰档案管理职责，有效规避推诿扯皮。
创新区块链环境下的档案安全防护策略
在区块链安全基础上，构建纵深化、一体化的安全防护机制，坚持主动免疫、精准防护、协同联动的策略，从物理安全、网络安全、数据安全、隐私安全等层面多管齐下，全方位筑牢电子档案的安全防线。在物理安全方面，做好区块链节点服务器、存储介质等硬件设施的入侵防护，防止档案数据被物理窃取，网络安全方面，加强区块链节点的接入认证和权限管理，严格限制外部节点非法接入，防范网络攻击。在数据安全方面，细化电子档案的密级权限，采取分级授权、细粒度加密等策略，防止敏感档案数据被越权访问和非法利用。在隐私安全方面，确保用户隐私的同时，通过设置访问记录、可信审计等机制，保证电子档案合理合规利用。此外，注重发挥多方协同优势，联合网信、公安等部门，建立档案数据安全应急处置机制，形成快速响应和联防联控合力。
探索电子档案区块链管理的协同模式
高校电子档案管理应立足多元主体利益诉求，充分调动档案馆、职能部门、业务院系等参与的积极性，在统一的区块链架构下，合理划分各方的权责边界，厘清数据归属、管理职责、利益分配机制，形成分工协作、优势互补的多方参与格局。档案部门作为牵头单位，负责制订电子档案管理制度、质量规范，对分散在各部门的档案数据进行集中管理，组织开展档案编目、统计、移交、销毁等工作，院系结合自身业务需求，参与档案资源的生成、积累，配合做好档案的提供和移交。信息化部门可为档案数字化提供技术支撑，负责区块链系统的开发、运维。通过共识机制，调节各主体间的利益关系，激发协同动力，做到档案管理与业务工作两不误、两促进，探索柔性化的跨部门利益协调方式，在区块链环境下构建多元共治的档案管理新生态。
在运用区块链进行电子档案管理时，还要注重与大数据、人工智能等技术的融合创新，通过大数据分析，可对海量的非结构化档案数据进行智能梳理、关联分析，实现档案价值的深度发掘。引入人工智能，创新档案编目、检索、利用模式，用好智能分类、语义识别、知识图谱等新技术，提高电子档案开发利用效率。建立基于区块链的档案大数据中心，汇聚校内外多源异构数据，破除“数据孤岛”，形成高质量、可共享的档案知识库，为学校重大决策、师生服务提供支撑。积极对接政务数据、社会数据，通过区块链建立数据可信交换通道，拓展校外电子档案获取渠道，丰富档案资源内涵，运用区块链、大数据等新技术为电子档案管理插上“腾飞之翼”，不断开拓档案事业发展新空间。
高校电子档案管理是事关学校改革发展的基础性工作，与师生员工的切身利益息息相关。传统的电子档案管理模式存在真实性堪忧、安全性不足、协同性欠缺等短板，制约了档案工作创新发展。将区块链技术引入电子档案管理，通过可信存证确保档案真实性，通过分布式账本和智能合约强化档案安全，通过多中心协作提升管理效能，为破解电子档案管理难题带来了新的思路。结合高校电子档案管理需求，对区块链技术应用价值进行分析，并从架构设计、全生命周期管理、安全防护、协同模式等方面探索区块链环境下电子档案管理的实践路径，旨在为新时期高校档案工作提供借鉴。对区块链技术在档案领域的应用实践进行深入研究，有助于充分释放区块链去中心化、防篡改、可追溯的技术潜力，破解制约档案事业创新发展的瓶颈制约。
（作者单位 ：广州历康信息科技股份有限公司）
