学校图书馆档案可以准确且全面地展现学校及图书馆的发展概貌、工作实践、成败教训，是学校及图书馆各类活动的原始记录。学校图书馆档案包括日常档案和业务档案两类，做好图书馆的档案管理工作，可以为编撰校史、图书馆历史提供依据，也是对读者进行宣传教育的有效素材，更是提高图书馆工作质量的有效手段。为此，学校需要从多维度做好图书馆档案管理工作。
学校图书馆档案是指学校图书馆在其各项工作过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录文件，是学校图书馆工作的原始记录，也是对学校图书馆工作情况的真实反映。不仅是学校科学研究、学术交流等活动的原始依据，还是学校精神文明建设、思想政治工作、政治理论学习和精神文明建设等各项活动的实际记录。图书馆档案工作对提高学校管理水平、促进学校文化事业发展、加强学生的德育教育具有重要作用。
图书馆档案工作内容
日常档案
学校图书馆的日常档案管理是图书馆能够正常运行的基本保障，其在管理内容方面，主要包含以下内容。一是对图书馆的各类资金的来源、具体数量、增减速度、实际占用比例，以及资金的分配和流向进行管理；二是对图书馆现有的资产名称、数量、实际增减，以及具体使用状况进行记录；三是对图书馆内相关管理人员的实际数量、职称、科研状况、成就和薪酬进行记录；四是对图书馆内外文件的交流情况及其他文件的实际交流情况进行记录。加强图书馆的常规文件管理，能为图书馆未来的策划和调整，以及发展方向奠定坚实的基础。
业务档案
学校的业务档案主要包括六方面的内容。一是文献采购类档案，主要以学校不同文献采购渠道、价格、数量等内容为主。加强文献采购档案的日常管理工作，可以确保采购信息准确，为后续采购决策制订提供有力支持。二是文献典藏档案，主要以管理文献名称、位置、数量等内容为主。加强文献典藏档案的管理，可以确保文献信息服务工作有序向前推进。三是读者档案，主要以读者姓名、年龄、爱好、专业等内容为主。该类档案还包括学校尖子生等细分类读者档案，可以将其作为档案管理体系建设的重点内容。图书馆可以按照读者的实际需求与情况，为读者提供个性化信息服务，使读者能够在完善的资料服务中获得更好的体验与研究成果。四是借阅档案，以图书的借阅种类、借阅数量、借阅时间等管理为主要的内容，强化对借阅档案的深入管理，在此基础上掌握读者在阅读方面的倾向、对资料的利用率和资料的实际使用配置情况，为图书馆后续的采购方向调整提供更多支持，在确定采购主要方向的同时，满足更多读者的需求。五是情报交流档案，主要是以情报的交换单位、交换种类和交换数量等的管理为主。在学校图书馆的管理中，情报交流档案是主要的情报内容，通过建立并健全情报交流管理档案体系，可以保证校园之间开展更为顺利的情报交换，从而有效弥补图书馆在采购方面的不足。六是针对重点学科的课题档案，以研究学科及课题内容的实际进展、情报信息机前沿动态等内容为主。针对重点学科及课题档案开展的管理，可以有效跟踪所在地诸多学校的重点研究课题，从而为教师的相关研究提供更为完善的情报服务。
图书馆档案工作重要性
为编撰工作提供参考
在学校的图书馆文件管理系统里，能够追溯到图书馆从诞生之日至今的演变过程，并且能够根据各种角度，更加有序和全方位地呈现该图书馆各项活动的具体状态。这将对未来学校、图书馆年鉴的编撰工作提供有益启示和参考。
为教师提供服务
学校图书馆档案记录了图书馆不同发展阶段的组织架构、人员编制情况以及获得的成绩。因此，学校图书馆除了为教师学术论文撰写提供参考，还可以为教学业务提供数据。
为读者提供服务
学校图书馆的各类馆藏和读者管理数据能够更清楚、直观地展示图书馆的现状和特色，明确其现代化服务的发展和管理目标，展示图书馆不同阶段的服务成果，从而进一步激发读者对图书馆的使用热情。例如，通过安装电子屏幕，发布图书馆指南，定期举办主题图片展览，组织宣传活动，读者能够了解图书馆的真实状况，清楚地了解图书馆的人员构成、部门结构、馆藏资源分布、制度规定，以及数据库的使用方式，从而帮助读者更深入和直观地理解图书馆、认识图书馆、进入图书馆，并有效利用图书馆。
图书馆档案工作效果提升对策
树立“一盘棋”思想，建立健全档案管理机制
树立档案管理意识是确保档案管理工作得以顺利推进的基础，想要促进图书馆实现综合性的发展，需要将档案管理工作融入图书馆发展体系的同时，将其作为衡量图书馆发展水平的参考依据。为此，在日常管理工作中“分工不分家”，安排专业管理人员对图书馆档案进行有效管理，确保档案管理工作人员岗位的稳定；定期组织专业培训工作，建立健全档案管理制度，保障管理工作程序的规范性，确定管理职责，将图书馆档案管理纳入图书馆的建设及发展。
例如，在图书馆档案管理工作中，为各个档案信息建立流通调用记录机制。馆内各个档案的调用除有指定部门的纸质文件批示以外，还要有档案调用部门负责人与图书馆领导共同批示的文件。并且，档案调用的记录要完整录入图书馆档案管理系统。图书馆领导与档案管理总负责人共同组成档案管理二人领导小组，定期组织人员检查馆内档案电子记录，就其中被调用的档案进行人工复核，确保档案调用合规。在检查过程中，针对调用档案检查，除检查档案到指定单位后的使用情况外，还要检查调入档案与使用后调回档案在图书馆内的安置情况，真正实现档案调用保存过程的全方位管理。此项工作由图书馆档案管理部门的各个组员负责，各个组员分别负责一个区域档案管理，未经领导批准不得调换，方便出现问题时，及时追责。
建立健全制度，加强管理
建立健全档案管理制度，是做好档案管理工作的重要保证。一是建立健全档案管理制度，坚持“谁主管，谁负责”原则，进一步完善图书馆档案管理制度，做到有章可循、有案可查。把档案工作纳入单位日常工作，使之制度化、规范化。二是建立健全图书馆档案工作的审核规章制度，把好入馆关。对入库的资料进行认真审查，保证入馆材料的真实可靠。三是认真做好档案资料的整理、归档、借阅等工作。
在实际工作中，图书馆档案管理要进行深入、细化的调整。例如，学校教务处调取学生A个人档案。教务处需要提前知会图书馆档案管理负责人，由档案管理负责人指定对接人员，教务处派员与负责人指定工作人员交接，由这名工作人员为其调取学生A个人档案。教务处使用过学生A个人档案后，将档案送回到图书馆，接收这一档案的工作人员不变。工作人员在收到档案后，需要检查档案内容是否有遗漏、错误等，检查无误后向图书馆档案管理负责人报备入库。
在检查中发现问题，要第一时间向负责人报告，由负责人会同档案使用方教务处共同处理这一问题，解决问题后再将档案入库。以上从档案调出到档案归还的全部流程，都要录入工作系统，以供后续检查。
另外，在学生A个人档案使用中，档案变更内容也要完整记录，根据性质将这些内容划到学生A个人档案分类中，供后续使用。而废弃档案内容，纸质文件粉碎处理，电子版档案内容则归入工作系统中的指定区域储存，避免外泄。
改善保管条件，确保安全
在档案保管中，图书档案的安全问题是重中之重，加强档案库房的建设和管理是搞好档案管理的首要条件。学校要根据保管要求，配备保管设施，包括库房内温度、湿度、卫生、照明设施等；严格执行档案库房安全保卫制度和消防管理制度，强化安全防范意识，及时消除安全隐患，防止出现火灾、盗窃等事故；同时，定期对图书档案进行检查，对破损、霉变、虫蛀等情况及时修补，定期检查防火、防盗设施和消防设施，做到及时发现问题、妥善处理问题。
图书馆档案管理中，可以规划新建专门的档案库，这一空间不与图书馆内其他空间混用，能够最大限度确保馆内档案保存的安全性。档案库要定期进行消防检查，消防检查结果由当时的检查人员与图书馆档案管理负责人共同签字。档案库周围要架设专门的消防系统，除学校保卫处外，图书馆档案管理负责人能够直接登录监控系统，了解图书馆档案保存情况。同时，档案库要设置门禁与生人预警装置，一旦发现未经允许的闯入者立即发出预警信息，进一步降低档案被盗风险。图书馆档案库工作人员需要定期开展消防培训演习，提高工作人员对突发事件的处置能力，避免档案库内档案损失。
收集整理信息资源，实现数字化管理
收集整理信息资源，实现数字化管理，是图书馆档案工作发展的必然趋势。因此，学校必须加大收集整理力度，实现数字化管理。
一是建立健全馆藏档案数据库。 具体可以采用关系型数据库管理系统MySQL作为数据库底层基础技术语言，将档案的提取、收回，与新档案收录整合到同一个系统。MySQL系统各模块间通过关联网络进行连接，能够实现档案管理工作各环节的统筹管理。
二是加强业务学习，提高服务水平。学校需要定期开展档案管理业务学习活动。为确保培训活动不影响图书馆档案管理工作正常开展，图书馆需要采取多批次培训的策略，对工作人员进行分批培训。培训内容重点侧重工作人员的信息化技术应用能力的培养，让工作人员具备熟练使用MySQL系统的能力。
三是加大编研力度，将馆藏信息资源通过编研进行开发利用。图书馆档案管理中，要利用MySQL系统进行档案信息分组编研。工作人员通过系统内各组块关联，设定档案性质关键词进行档案信息提取，将提取的内容根据所属档案类型、时间等方面的差异进行重新排列，统一保存到指定的系统模块，而系统中原本保存的档案仍在原模块内保存，以满足不同的档案信息使用需求。
优化馆藏结构，充实馆藏资源
档案管理部门在对馆藏资料进行全面调研的基础上，对馆藏图书进行科学分类，确定各专题图书的范围、比例及结构，在此基础上形成本馆的馆藏特色，为学校学科建设提供信息服务。针对馆藏资料的拓展，图书馆可以按照图书馆档案管理中使用的MySQL系统的构建形式，以此项技术为蓝本，构建专门针对图书管理的系统。系统内根据图书类型进行模块划分，用户可以根据自己的需求，在用户界面选择指定模块进入。同时，系统在用户界面上设置用户反馈模块，方便就图书馆馆藏提出意见，而图书馆馆藏更新可以将系统中的用户反馈界面信息作为依据。
科学鉴定，有序挖掘
图书馆的档案信息记录了学校在发展过程中的信息，信息广泛且庞杂。为此，信息鉴定工作至关重要，图书馆可以建立健全档案管理鉴定小组，基于档案的实用、历史、保存价值等维度，针对目前已有的档案信息进行科学鉴定，并结合档案的来源、时间及内容等，明确当前信息是否对图书的图书馆和学校的发展具有意义。确定永久性档案和临时性档案，制订相应的档案管理时间表，进而确保档案上交、复制、剔除工作的有序进行。除此之外，档案挖掘是图书馆档案管理工作的重点内容，图书馆在综合考量档案管理独立性的过程中，还需要注意和校内其他部门的横向联系，加强信息共享及共建。为此，需将图书馆的各类馆藏资料融入图书馆档案管理体系，展现特色，确保其独立性和完整性。以大数据为基础，通过计算机技术、互联网技术、通信技术等，对学校图书馆档案资源进行深度挖掘，利用数据采集、数据存储、数据处理、数据分析技术，实现学校图书馆档案资源价值的利用最大化，为广大师生提供优质服务。
综上所述，图书馆档案管理工作的好坏直接关系学校图书馆功能的发挥和事业的发展。为此，学校需要在掌握图书馆档案具体内容的基础上，了解图书馆档案管理的重要性，从制度、认知、人员、数据库建设等维度，做好图书馆的档案管理，为学生学习和教师科研奠定基础。
