摘要：信息时代，中学档案管理工作中信息技术的应用，对档案管理工作提出了新要求，如何保障档案管理工作适应新时代发展，需要中学档案管理与时俱进、创新优化。现针对中学档案管理目标与要求，考虑信息时代特点，总结了信息时代中学档案管理工作创新的必要性，思考了信息时代中学档案管理工作创新面临的挑战，最终，提出信息时代中学档案管理工作创新的策略建议，借助信息技术的应用，提升档案管理工作的科学性、有效性。
学校教育教学工作开展过程中，形成了丰富多样的资料轨迹，将这些资料保存下来，可以反映学校的发展历史，也可以将学校教育教学工作的真实情况记录下来。同时，其是学校发展的见证，也是学校未来发展规划的重要指引与支撑。科学的档案管理工作是保障学校教育教学工作持续、稳定推进的关键，也是学校可持续发展的关键。在基础教育阶段，教育教学对学生的成长有重要意义，很多中学在发展中伴随着基础教育的推进、改革，学校的教育教学工作也取得了巨大成绩，很多方面也在持续优化与改进，形成了众多反映学校教育教学工作开展的资源、材料，这些都具有考察利用价值。需要归档保存的文字、图表以及声像等材料的收集、整理、保管与应用，是中学档案管理工作开展的关键。随着信息时代的到来，中学档案管理工作迎来了新机遇，也面临诸多挑战。鉴于此，结合中学档案管理工作目标与要求，探索信息时代中学档案管理工作创新方案，对中学档案管理工作优化有重要的意义。
信息时代中学档案管理工作创新的必要性
随着信息时代的到来，信息在保存、处理方式上发生了改变，这对中学档案管理工作提出了新要求，也为其提供了新的管理思路与理念。鉴于此，进行中学档案管理工作创新至关重要。
适应信息时代发展
信息时代是一个高速发展的时代，在该时代背景下，中学各项工作的开展也应打破传统的限制，适应时代的发展，这样才可以更好地教书育人，培养与现代社会发展相适应的优秀人才。若是中学档案管理工作仍固守传统思维，延续传统的档案管理理念，一是无法满足学校高质量创新发展；二是弱化了学校教育教学管理思想和方法，学校很难培养出与现代社会发展相适应的优秀人才。除此以外，信息时代档案管理工作的时代化发展与转变，也是现代档案管理工作创新的必然走向，各中学也应正视信息时代对现代档案管理工作的新要求，应对此给予高度重视并实施，尤其是现代信息技术在档案管理工作中的应用，借助信息技术优化档案管理工作，以适应新时代信息高速发展。
提高档案管理质量
中学档案管理工作包括多个环节，即收集、整理、分类、鉴定、立卷、编制卷内目录、排列案卷目录等，每个环节工作开展的质量，都关系着档案管理工作开展的整体质量。传统档案管理工作以人工为主，档案管理各环节均需要人工操作，中学发展的过程中不断积累了大量档案资料，依靠人工进行档案整理、分类、鉴定等工作，容易出错，也加大了工作量。应用现代信息技术手段，将收集到的档案信息录入信息系统，或者对接相关信息平台，将电子文档进行系统地加工处理、快速分类，减少人工工作的时间[1]。由于现代教育改革的持续推进，关注学生个性发展已经成为现代教育发展的必然走向，因此，学生档案内容会愈发丰富，管理内容也会随之增加。该背景下，引入现代信息技术进行管理，可以快速汇总中学生的学习情况、个性发展等信息，并可以方便信息的分类、查找，保障档案内容的真实性、实时性，通过档案管理真实地反映学生的情况，为优化教学方案提供借鉴。
保障档案利用效率
中学档案管理工作与学校的教学工作并不直接相关，但是其为学校管理、教学优化提供了重要的借鉴，是学校各项工作开展的宝贵经验，需要在现代教育发展中对其合理分析与应用。传统档案管理工作以人工为主，工作量较大，学校普遍存在档案专职人员匮乏，以及在档案的统计、分类和查找方面较为困难等问题。在学校各项工作开展过程中，忽视对档案信息的查找、利用，很多档案保存仅是按照规定存档，长期以来，未能得到合理应用。信息时代，中学档案管理工作可以借助信息技术，以档案存储、查找为突破口，弥补传统人工档案管理人员缺乏、工作量大的弊端，提高档案利用率。相关工作人员可以结合实际需求，在档案管理系统中直接输入想要查找的内容，系统即可快速给出结果，大幅提高档案的利用效率[2]。
信息时代中学档案管理工作创新面临的挑战
信息时代，中学档案管理工作创新是必然趋势，但是，中学档案管理工作创新面临诸多挑战。
档案管理制度与信息时代脱节的挑战
制度是中学档案管理工作依法依规开展的重要依据，完善的制度规定是保障档案管理工作有序开展的根本。中学档案管理工作应按照《中华人民共和国档案法》的规定，综合考虑本校的实际情况，制订完善的机制和管理制度规定。虽然在传统档案管理模式下，学校为保障档案管理的实施与效果出台了诸多制度规定，但是现行管理制度仅考虑传统人工档案管理的情况，忽视了信息时代档案管理工作环境、目标的变化，现行制度在电子档案的管理、档案数学化管理等方面存在空白，已经无法适应信息时代档案管理的需求[3]。由于信息时代中学档案管理方式发生了改变，在具体档案管理工作中，除了要按照传统的档案收集、整理等要求，还应考虑信息时代档案管理工作的新要求、新目标。例如，现代教育关注学生个性，以及中学生档案学校管理仅是阶段性的特点等，需要在学校档案管理工作中，密切关注与档案管理相关细节，据此达到提升档案管理工作质量与效果的目的。除此以外，中学档案管理的具体内容、管理工作实施细则等在现行制度中都没有明确规定，无法保障中学档案管理工作的规范性，影响学校档案管理工作的优化和改进。
信息时代档案管理形式转变推进的挑战
信息时代，在中学档案管理工作中，档案的收集、整理、分类等都应借助信息技术开展相关工作，以确保档案管理工作实现高效管理。这需要学校加速信息化档案管理系统的建设，并能在档案管理的各环节中，推进信息技术的应用。但是受多方面因素的影响，很多中学档案管理工作信息化转型过程中，仅是部分管理环节引入了信息技术，信息技术在档案管理方面的应用尚处于初级阶段，无法充分发挥信息技术对档案管理工作开展的促进作用。例如，在档案收集、分类阶段，部分学校依然按照传统纸质文件收集的形式进行，缺乏电子档案，需要将收集到的纸质文件录入档案管理系统，这会额外增加档案录入的工作量；在档案分类方面，部分学校信息化档案管理系统的分类功能不够健全，分类工作依然处于半人工的状态，系统的分类存在不科学、不合理等问题。中学档案管理信息化建设不够完善，无法形成与时代发展相适应的信息化管理体系。信息化档案管理转型不透彻，势必会影响中学档案管理工作在信息时代背景下的创新与优化。
信息时代档案管理信息安全保障的挑战
档案管理工作的关键是保障档案安全，传统档案管理模式下，影响档案安全的主要因素是人为因素，如因为个人原因导致档案信息泄露，除此以外是环境管理等因素。在信息时代，档案管理的环境要求有所降低，但是电子信息安全保障面临更大的挑战。信息时代，档案以数字形式存储，不法分子可以借助网络病毒攻击等破坏档案管理系统，窃取学校档案管理信息，或是对相关信息授权不清晰，导致利用混乱等。因此，中学档案管理工作在信息化转型的同时，应提高对档案信息安全管理的重视程度。例如，信息化档案管理系统的安全保障、学校档案管理系统的保密系统建设等，都会影响学校档案信息管理的质量。由于中学档案管理信息化处于初级阶段，有关信息化档案管理系统建设不够完善，部分学校档案管理系统的安全级别较低，容易受到攻击，不利于保障学校档案的安全性。此外，电子档案相对于传统纸质档案更容易被篡改、复制，如何保障档案的真实性，避免档案被泄露、篡改，也是信息时代中学档案管理安全性所面临的一大挑战。
信息时代档案管理专业人才短缺的挑战
信息时代，档案管理工作中现代信息技术的应用大幅增加，档案和信息技术深度融合，档案管理工作需要相关人员有较强的档案专业知识和管理意识，同时要能熟练操作使用信息技术软件[4]。但在现实中，大部分中学档案管理工作人员年纪较大，且很多并非档案管理专业人才，在学校档案管理工作信息化转型的过程中，这些人员无法快速适应档案管理方式的转变，在具体档案管理工作中无法熟练地利用信息平台，这势必会影响档案管理工作的开展效果与质量。部分中学档案管理工作虽然引入了信息系统，但是由于工作人员在信息技术知识和学习能力方面不足，档案管理工作依然习惯延续传统的办法收集、整理、分类，最后再以传统方法录入信息系统，不仅未能降低人工的工作量，相反还增加了其工作量，影响了档案管理工作的效率，也会由于人工录入出错影响档案管理的质量。由于档案管理工作人员的信息技术能力较低，其仅能按部就班地应用信息系统进行档案管理，无法通过自身工作经验的总结，探索优化档案管理信息化管理的新思路、新方案。
信息时代中学档案管理工作创新策略
综合考虑现代中学档案管理工作的目标与要求，结合信息时代档案管理工作面临的挑战，建议从以下几方面入手进行中学档案管理工作创新。
紧跟信息时代中学档案管理特点完善管理制度
制度是中学档案管理工作开展的指引，因此，为了规范中学档案管理工作，应充分考虑信息时代特点，制订与当前时代背景下相适应的中学档案管理制度规定，具体可以从以下几方面入手。一是明确档案管理的目标。信息时代，中学档案管理应做到全面、细致，通过档案管理将学校发展历史、学校教学创新、学生个性发展等情况全面汇总。二是明确信息档案管理的系统建设要求，细化学校信息化档案管理系统的建设、维护以及升级等方面的规定，保障学校信息化档案管理系统与时俱进。三是细化档案管理各环节工作要求。由于信息时代中学档案管理通过应用信息技术，档案的收集、整理等工作与传统档案管理相比都形成了自身的特色。在此背景下，档案管理工作各环节都应充分考虑信息技术的特点，从信息的录入、整理等各环节入手，严格按照信息时代档案管理的需求与特点开展，确保档案管理各环节都有据可依。四是细化档案管理传递、寄存等相关规定。中学档案管理中，学生个人信息的档案较多，学校仅是对这些信息进行阶段性保管，如何进行档案的传递、寄存等应有更细致的规定，据此提升信息时代档案管理工作的科学性。
推进信息时代中学档案管理信息化转型进程
信息时代，中学档案管理工作的开展需要完善的信息系统作为支撑，因此，中学应提高对信息化档案管理系统建设的关注程度。学校应增加信息化档案管理系统建设的资金投入，通过提供充足的资金，确保信息系统建设工作有序推进。同时，在系统建设中，应考虑系统的拓展性，确保所建设的信息化档案管理系统可以满足未来学校档案管理需求变化的拓展需求，保障信息化档案管理系统具有可拓展性、维护便利性等优势。学校应推进档案管理数字系统的建设进程，完善档案信息收集系统，保障学校档案管理系统搜集的信息真实、全面，为学校档案管理工作提供可靠的数据保障。学校可以结合自身档案管理需求，通过专业的软件开发机构，建立与实际需求相适应的档案管理系统，如建立完善的学生个性化发展档案体系，系统可以通过扫描录入信息，并根据数据库信息快速分类、统计结果等，提升档案管理的效率。
提升信息安全意识保障中学档案管理信息安全
中学档案管理信息化转变不仅是将档案管理转化成数字形式，保障信息安全也是档案管理工作中不可忽视的一点。首先，应提升中学信息化档案管理系统的安全性。从系统自身的安全防护水平入手，防止系统受到病毒攻击。做好学校信息化档案管理系统的日常安全维护工作，避免由于系统问题导致档案信息丢失、泄露等现象发生。其次，合理设置档案系统应用人员权限。档案管理不仅局限于档案存储，还包括档案的应用，哪些人可以利用档案，可以利用哪些档案，都应严格按照规定进行，避免档案信息乱用的现象发生。最后，提高档案管理工作人员安全意识。学校应严格选拔档案管理工作人员，并重视档案管理工作人员自身的安全意识和安全防护能力的提升，确保其在工作中严格遵守档案管理工作的规定，保障档案管理工作有序开展。
加强管理专业人才培养保障档案管理效果
档案管理工作是一项专业性较强的工作，中学档案管理应重视具有专业知识的人才任用，招聘档案管理专业人才，并重视管理人员的职业道德培训，确保工作人员在工作中能够严格按照规定开展相关工作，保障档案管理工作的规范性、合理性[5]。同时，学校应鼓励档案管理工作人员创新，加强档案管理工作人员在信息技术方面的培训，对信息系统、平台应用的软件等进行培训和学习；在应用信息技术进行档案管理时，能够总结现有档案管理的工作经验，及时发现当前管理工作中存在的不足，并积极探索优化档案管理工作的可行性方案，据此提升档案管理工作的效果与质量。因此，档案管理工作人员应有较强的学习意识，能够积极学习新的档案管理知识、思想，在工作中积极探索新的管理方案，为持续优化中学档案管理工作提供借鉴。
信息时代，在中学档案管理工作中引入信息技术，提高了档案管理工作的质量与效率，但也使档案管理工作面临很多新的挑战。研究结合中学档案管理工作现状，考虑信息时代对档案管理工作的影响，探索了信息时代中学档案管理工作创新的思路与方案，通过制订与信息时代相适应的档案管理制度、加速转型、提升档案安全管理意识、加强专业人才培养等，优化中学档案管理工作，提升中学档案管理工作的质量与效果。
（作者单位：福建省福州格致中学）
[1]龙宛苡.信息时代档案管理工作面临的问题及对策研究[J].佳木斯职业学院学报，2024，40（06）：179-181.
[2]杨会，李坤红.信息时代档案管理人员提高职业素养的对策探讨[J].办公室业务，2024（09）：12-15.
[3]李继宇.信息时代背景下高校档案管理的创新路径[J].办公室业务，2023（21）：141-143.
[4]朱劲松.信息时代档案管理工作面临的问题及对策分析[J].秦智，2023（10）：134-136.
[5]张新勤.信息时代高校大学生档案管理创新与发展研究[J].档案管理，2022（02）：119-120.
