本文以提升档案利用水平为目的，推进档案管理回归档案使用价值属性、服务属性，提高档案利用率和档案使用体验，最大力度激发档案价值，从而服务企业和促进社会发展。以档案利用需求为导向，紧紧围绕“企业需要、职工需要、社会需要”，成立档案利用管理提升组织领导机构，组织开展企业、专业及职工三个层面的档案利用需求调研。对利用需求进行归纳与分析，明确需求领域和强弱程度。针对中等需求和强需求制定并落实需求响应措施，通过一系列有的放矢的举措使档案利用水平不断提升。
以需求价值为导向的档案利用管理背景
一是国家档案管理“四个体系”建设要求提升档案利用水平。“十四五”期间，中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》提出，“全面推进档案治理体系和档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系建设”。其中，“档案利用体系”是四个体系建设中的重要一环。积极挖掘档案价值，以需求为核心完善档案利用管理，对当前国家聚焦转型发展、高质量发展，服务大局、服务人民群众方面具有重要意义。积极探索档案利用的新方式和新方法，创新档案利用管理思路和模式，符合国家档案管理“四个体系”的建设要求。
二是提升档案服务能力和档案利用水平的有效途径。在庆祝中国共产党成立100周年的重大历史时刻，习近平总书记指出，“档案工作存史资政育人，是一项利国利民、惠及千秋万代的崇高事业”。存史资政育人是档案的重要价值，档案管理及档案服务能力的提升要紧紧围绕这一价值。加强以档资政，深挖档案潜在价值，要坚持价值导向，提升档案对决策和业务工作的服务能力。要坚持需求导向，摸清业务需求。当档案的价值与业务需求深入对接时，才是档案管理水平的真正提升。
三是档案管理工作及档案利用存在的问题亟须解决。当前，档案管理工作存在“重收存、轻管用”的现象，档案管理与业务对档案服务的需求存在一定程度脱节，档案利用体系不完善不健全，档案利用的渠道及展示的平台较少。在档案使用价值发挥方面还存在工作思路陈旧、机制不健全、方法欠缺灵活便利等问题，致使档案利用率较低，档案对专业管理及职工的服务作用发挥不够充分。
以需求价值为导向的档案利用管理实施路径
以提升档案服务能力为目的，坚持价值导向，从档案利用需求入手，优化提升档案利用管理体系，通过实施档案服务需求调研、需求归纳与分析、需求响应、反馈改进和完善奖惩考核等措施，将档案价值通过档案服务工作与档案利用需求充分对接融合，以达到提升档案利用率、档案工作参与度以及档案服务水平的目的。
成立档案利用管理提升组织领导机构
一是领导小组及职责。由企业档案工作分管领导以及各单位主要负责人任领导小组成员，负责总体推进档案利用管理提升工作，策划并部署档案利用管理提升的主要措施，协调解决档案利用管理提升推进过程中的问题，督导档案利用管理提升措施落地实施。
二是工作小组及职责。由企业档案管理部门及各单位兼职档案员成立工作小组，负责具体落实领导小组确定的档案管理提升工作安排。统筹企业内部人力资源，确保各单位兼职档案员全程参与档案利用管理提升，以兼职档案员为主体成立档案需求调研小组、需求汇总分析小组、需求响应小组、督导反馈小组，各小组各司其职、全程参与，协同推进档案利用管理提升工作。
档案利用需求调研
档案服务需求调研是档案利用管理提升工程的基础性工作，决定着档案利用管理提升措施是否切实契合实际需求。需求调研小组从调研层级、调研内容、调研方式等方面开展调研设计并组织开展调研工作。
一是划分调研层级。按照企业管理体制、档案工作管理实际以及档案服务对象，将需求调研层级划分为企业发展层面、专业管理层面以及职工个人层面三级，分别调研三个层级对档案利用方面的需求，以及对档案利用管理方面的意见和建议，实现了对企业不同专业及不同群体的覆盖，根据不同层级有针对性地设计调研内容和方式，确保调研能够真实反映档案利用需求。
二是确定调研内容。为了确保需求调研工作有的放矢，有针对性地了解并掌握不同层级对档案服务及利用的需求，根据各个层级在企业管理运行中的不同功能，分别确定不同的调研内容。企业层面，侧重从档案服务于企业重大决策、发展规划、战略运营等方面对档案利用的需求展开调研。专业管理层面，围绕档案管理如何为专业管理服务，侧重从档案利用的内容、目的、形式、流程及档案知识需求等方面展开需求调研。职工个人方面，侧重对与职工个人或者团队相关的档案利用需求及利用方式方法展开调研。
三是明确调研方式并组织调研。针对企业发展层面的档案利用需求调研，由企业档案管理部门负责，采用一对一的方式向企业决策者汇报、听取意见或建议，征集企业管理层对档案在服务企业经营决策、服务战略规划、服务分管工作等方面的利用需求。针对专业管理层面，由调研小组设计档案利用需求调研表，组织各部门兼职档案员在本单位范围内采用填写调研表的方式展开调研，在开展调研的同时，一并下发企业档案总体情况介绍以及近年企业档案的工作总结，增强各部门、各专业人员对档案工作的认知水平，从而提升调研的准确度。针对职工个人层面，工作小组组织各部门部分职工代表召开座谈会，对如何将企业档案与个人成长经历、工作价值相融合，如何提高职工档案工作参与度和积极性，征求其意见，以此掌握职工自身对档案利用的需求。
需求归纳与分析
1.需求归纳
汇总档案利用需求，经过第一阶段对三个层级关于档案利用需求的调研，对征集的档案利用需求进行归纳合并，按照需求针对的领域将档案利用需求归为学习培训类、工作公开类、档案查询类、工作创新类等，以便于下一步针对不同领域的需求开展有针对性的改进提升工作。
2.需求分析
档案需求分析小组主要从档案利用需求强弱程度、可实现度以及需求响应策略方向等方面展开分析归纳。需求强弱度分为弱需求（短期内不满足也可）、中等需求（期待满足，需求并不非常强烈）和强需求（需求迫切或不满足影响工作效率），需求强度的定位由档案利用需求提出者根据自身实际情况，在需求调研工作阶段确定。针对档案利用中等需求和强需求意见，企业档案利用管理提升工作小组结合现有档案管理工作实际，协调相关部门经过充分讨论后拟定改进提升措施，汇报给档案利用管理提升领导小组审核同意。
制定并落实需求响应措施
针对三个层级提出的档案利用需求，在经过分析归纳、划分需求强度以及明确需求响应策略方向后，档案利用需求响应小组深入分析需求背后的管理短板，为了最大限度地满足档案利用需求，需求响应小组需从完善档案利用机制、优化档案服务管理流程、搭建档案信息服务平台、提升档案利用硬件水平和营造档案利用文化氛围等方面提出应对策略。针对应对策略，工作小组需进一步细化，针对每项应对策略制定详细的措施。
1.完善档案利用机制
一是完善档案常态化鉴定机制，明确档案性质，在确保安全保密的前提下，加大档案开放力度，最大限度满足各层级的档案利用需求。编制《企业档案开放鉴定实施方案》，明确档案鉴定任务职责、开放鉴定范围、时间进度安排及相关要求，组织各单位兼职档案员集中学习档案开放鉴定政策的相关法规及理论知识，掌握档案鉴定标准、要求和程序。鉴定工作紧紧围绕档案密级、档案价值和档案存储年限展开，完善档案开放鉴定流程，建立“初审、复审、定审”三个核心环节，初审由档案形成和移交部门逐卷、逐件完成，企业档案管理部门对初审结果进行复审，复审不通过的退回初审部门再次审核，最终由档案利用工作领导小组进行审定。
二是根据档案鉴定结果，结合企业实际情况，编制企业档案开放清单和负面清单，下发《关于企业档案开放清单和负面清单的通知》，明确档案开放名录、开放时间和开放批次，推进档案依法规范开放，为档案开发利用奠定基础。
三是建立档案利用统筹调度机制，针对跨专业交叉利用存在的查询难、利用不熟和一项工作需要多个专业档案支撑时存在协调难的问题，建立档案利用统筹调度机制，统筹利用不同专业、不同部门、不同类型、不同载体的企业档案资源，确保尽快知晓相关档案“在哪里”“有什么内容”，确保相关档案及时“调得出”“用得上”，进而提高档案利用效率。
2.优化档案服务管理流程
针对当前档案利用服务流程单一、审批手续烦琐的问题和提高档案利用效率的需求，进一步优化档案服务管理流程。
一是强化档案前端建设，提高归档效率，确保在发生档案利用需求时能够及时从档案室调取。前端是档案管理流程的起点，当前，档案工作内容主要集中在档案移交、归档和保管环节，对前端产生部门的档案管理工作不够重视，导致部门对档案归档文件的要求不甚了解，档案移交不合格、不规范的问题频繁发生。为此，企业档案利用工作小组办公室专题研究各个专业档案管理要求，并对各专业档案产生人员和兼职档案员进行培训，提高档案文件规范水平和整档能力。编制企业各专业档案资料的归档要点，明确归档规则和档案整理要求，将不同部门产生的档案文件、档案归档范围、档案保管期限、档案产生来源、档案归档形式等进行明确，再有针对性地开展前端控制和现场指导，做到有的放矢。
二是改变原来集中统一归档的工作方式，建立常态化归档机制，将档案归档要求嵌入业务工作流程，相关专业在制定工作计划时，把业务文件的形成、积累、整理和归档工作列入业务工作流程。针对业扩档案、工程档案、文书档案、科技档案等重要类型档案的不同特点，制定不同的归档流程和时间节点，改变之前集中归档工作量大、效率低的现状，实现档案归档高效灵活、规范有序。
三是根据档案鉴定工作成果，优化完善当前档案借阅流程，提高借阅效率。针对属于完全开放清单目录的档案，可随时查阅，实施档案借阅“零审批”制度，只做好借阅登记即可；针对属于限定性开放清单目录的档案，实施“授权制”，由档案形成或移交部门分管领导书面授权即可，不再履行逐级申请审批制度。
3.搭建档案利用服务平台
一是为了加强档案工作公开和满足专业部门对档案工作的了解，企业档案管理部门应协调信息技术部门在企业内部网站专门开辟档案管理模块，及时发布档案管理工作相关信息、上级档案管理相关文件、国家和社会档案管理工作动态以及档案利用典型案例等。
二是为了满足企业决策层面对档案管理工作的深度了解需求，档案管理部门应每月度编制档案管理月报，每季度编制档案管理专刊，将归档、档案利用查询、档案审核鉴定等档案管理核心工作进行报告，确保企业管理层及时了解掌握企业档案管理工作进展。
三是将档案专题纳入企业教育培训体系，每年至少两次组织企业管理层学习档案工作要求、国家档案管理法律法规，提高企业决策层对档案管理工作的重视程度。每年组织开展两次兼职档案员专题培训，邀请相关档案管理资深人士或专家为其授课，讲解档案管理专业知识，介绍先进档案管理经验。
四是设立档案室开放日，每年设立两个档案室开放日，每半年一次，组织企业新员工、离退休职工、兼职档案员等参观企业档案室，对档案室总体情况以及档案管理情况进行解说，促进企业职工了解档案工作，加强职工对档案工作的支持，提高职工参与档案管理的积极性。
4.加强档案数字化管理
开展档案数字化加工，推进纸质档案与数字化档案同步归档，将数字化档案上传至档案管理系统，实现档案线上归档和借阅，方便职工利用档案，缩短档案的查询时间，提高档案利用效率。
5.营造档案利用文化氛围
一是组织开展档案利用优秀案例评选活动，紧紧围绕企业生产经营以及综合管理业务，深入挖掘档案利用优秀案例，展示档案在支撑企业重大决策、促进专业管理、化解矛盾纠纷、解决职工困难等方面的重要作用。组织开展优秀案例发布，通过案例形成者对档案利用过程、效果及影响的详细介绍，使企业更多的部门和职工发现档案工作的价值，学习档案利用的方法和手段，从而营造良好的档案利用氛围。
二是组织开展“档案故事会”活动，针对重要且具有纪念价值的实物档案、影像档案、荣誉档案等，挖掘档案背后的工作历程或励志故事，寻找档案形成的主要参与者，采用走访、会谈等方式形成具有教育价值的档案故事，由档案记录者讲述档案形成过程中的感人故事、亲身经历，弘扬社会主义核心价值观，弘扬企业拼搏奉献精神和“工匠”精神，同时对其他员工起到良好的教育引导作用。
三是组织开展“企业档案图鉴展览”，每年的“6.9国际档案日”，在公众场所对企业发展过程中的重要时刻、重要事件进行展览，展示企业为服务居民生活及经济发展做出的贡献，彰显企业的社会责任，并为企业下一步更好更快发展赢得群众和政府的支持。
档案的价值在于得到利用，如果档案长期得不到利用，保存它的价值和它自身存在的价值怎么体现？企业保存和维护档案需要付出人力、物力等成本，如果档案得不到较好地利用，只是束之高阁，只是发挥记载记录的基本属性作用，那的确谓之可惜。企业档案的价值是在利用中体现的，这种价值可以是对企业或者职工成长的记录，可以是服务企业的生产经营，也可以是彰显企业对社会的作用，档案只有被有效地开发利用，它的价值才能得以发挥。探索以需求价值为导向的档案利用管理就是激发档案发挥其应有的作用。因此，建立健全的档案利用管理体系，精准定位档案利用需求，简化档案利用流程和审批手续，搭建档案利用平台，大幅缩短档案的利用时间，降低档案利用和管理成本，促进档案发挥其应有的作用，进而助力企业和职工共同发展。
（作者单位：国网山东省电力公司蒙阴县供电公司）
