在我国，基层单位档案管理承担着保存历史记录、支持业务运作、促进知识传播的重要职责，然而长期以来，其主要依赖传统的人工管理模式，在效率、安全性和共享性方面存在诸多不足。现分析了数字化档案管理在提升工作效率、保障档案安全以及适应社会主义市场经济发展方面的重要性，并从明确实施目标、技术选型、数字化处理、系统搭建和效果评估五方面，对基层单位的档案管理数字化实施路径进行了探讨，希望能为实现基层单位档案资源的高效利用和档案服务的高效便捷提供有效借鉴和支持，为国家档案资源体系建设贡献微薄力量。
基层单位档案对于国家、社会和单位本身而言都是具有长期保存意义的历史资料，是国家档案事业中不可或缺的一部分。自《“十四五”全国档案事业发展规划》发布以来，各级档案管理单位都致力于强化自身档案管理的制度架构和信息化进程，确保档案的生成、搜集、保存和使用都符合规范。但必须承认的是，当前有些基层单位档案的数字化管理与单位核心业务之间的整合仍然不够紧密，档案的潜在价值并未得到充分体现；有些单位档案数字化管理专业人员的数量和专业性都相对不足，单位面临着档案数字化归档范围模糊、档案收集不全面、责任主体不清晰、共享和利用困难以及档案设施和设备不足等诸多问题，这些都为档案安全带来潜在风险。所以，基层单位必须深刻理解现代化档案管理的重要性，及时改变传统的思维模式和观点，并接纳数字化的管理思维和方法，努力推动档案数字化管理工作向科学、现代和规范的方向发展。
基层单位数字化档案管理的优势
提高档案管理效率
传统的基层档案管理模式需要工作人员投入大量时间手动整理档案和登记目录，这种操作不仅消耗大量的人力和物力，而且由于工作量巨大和整理过程复杂烦琐，很容易引发操作细节上的失误。在对基层档案实施数字化管理之后，工作人员只需向计算机输入指令便能自动检索和调整档案信息。数字化档案管理系统能将传统的纸质档案信息转化为机读形式，也能系统化管理和监督档案及相关材料的收集、鉴定、组织、保存、传递、统计和查询等日常任务，从而显著提升工作效率。得益于信息在时空中的广泛流动，数字化档案实际上已经变成“无界限的档案”，而档案库也从仅仅是文件的存储中心转变为一个便于使用的信息管理中心。
保障档案信息安全
与传统的档案管理方式相比，档案管理数字化在保障信息安全方面展现了显著优势，其存储容量大、类型丰富，能够高效存储和检索档案信息，提高档案资源的利用效率。所有档案的检索和更改操作均可以被详细记录，确保档案管理的透明性和可追溯性。通过定期数据备份和恢复机制，结合双轨制与双套制管理策略，数字化档案管理不仅保留了传统档案的安全性，还提升了档案保存的可靠性。同时，对于敏感档案的管理系统还能通过加密处理和严格的权限控制，有效防范未授权访问、篡改或伪造的风险。
促进档案资源共享
数字化管理模式通过将档案信息转化成电子形式存置于计算机系统中，实现了档案资源的网络化存储，进而便捷地支持了跨地域的在线访问与分享功能，显著拓宽了档案资源的共享边界。此模式跨越了传统的时间与空间壁垒，使得档案材料能够实时在线被查阅，不再受物理位置和特定时段的局限，各组织机构可按需迅速获取档案信息，有力提升了档案使用的效率与共享程度。档案数字化与网络化管理系统的整合，促使档案管理人员能对面向不同部门录入的电子文件实施统一的分类编目和案卷建立工作，这不仅加固了档案归档的质量控制，增强了案卷管理制度的实践效力，还促进了档案信息在不同组织间的流畅传递，为跨单位的资料交流与协同作业提供了便利条件。
基层单位档案管理数字化实施路径
前期筹备：明确实施目标，做好现状调研
在前期筹备阶段，基层单位需要先确定数字化管理的最终目标，界定哪些档案需要优先数字化以及哪些部门将参与此过程，在此基础上规划整个数字化项目的日程安排，包括调研、设备采购、人员培训、实际操作等阶段的具体安排，并根据《中华人民共和国档案法》和相关法律法规，制定适合本单位的档案数字化管理规章制度。为了让实施方案更符合本单位调性，还需要进行彻底的档案管理现状调研，找出现有的档案管理体系在数字化建设、管理规范制定、外借流程等方面存在的问题和不足。例如，分析档案管理的现代化程度，包括电子档案的比例、信息化管理水平等；评估档案管理人员的专业能力、计算机操作技能、工作态度；检查现有的档案数字化管理基础设施，如存储空间、计算机设备、网络环境等，确定单位数字化管理的升级需求；调研档案的利用情况，包括查询频率、借阅记录、档案损坏情况等，为数字化管理提供依据。
技术选型：评估系统需求，优化设备配置
随着各类业务的持续增长，各基层单位的信息资产也逐渐增多，为此必须挑选一套符合自身发展需求的数字化档案管理系统。单位管理人员需要清晰地了解单位的具体需求，仔细评估现有档案系统的各项功能和特点是否与单位实际需求相匹配。例如，是否拥有档案收集、组织、储存和使用等多个环节的能力，是否可以根据单位在不同发展阶段的需求自定义档案类别和记录项（属性字段），以及是否具有水印、分权管理等功能。一般来说，一个完善的档案管理系统应当拥有出色的用户友好性和使用体验，用户界面应当设计得既简洁又清晰，操作步骤也应易于理解。而随着单位业务的持续增长，档案管理系统必须拥有出色的扩展能力和适应性，具备支持多样的档案格式和存储方法的能力，能够与单位的其他系统实现集成和对接，同时也应具备灵活定制和扩展的功能。
数字化处理：推动管理升级，实现资源共享
如图1所示，要保证档案数字化处理的完整性，就必须保证从档案出库、数字化前处理到数字化成果验收移交并入库的整个流程的严谨性，尤其要注意档案的安全转移、图像的清晰度和质量、数据的一致性和准确性。为此基层单位必须建立一个以数字连续性为核心的全方位档案数字化处理策略布局，以提高数字服务的效率并促进信息的共享，提高业务决策的准确度。档案管理者需要制定详细的档案数字化处理流程图，明确各环节责任人，并基于互操作能力成熟度模型搭建档案资源共享平台，明确共享范围、权限和责任，围绕业务、安全、法律、语义和技术这五个核心主题，制定每个主题下的成熟度级别和最佳实践要求，确保在所有相关利益方之间档案数据和信息的交换流程、职责和预期都是一致的。技术人员要及时解决档案格式、标准、程序的接口以及其他相关工具和技术难题，为平台、系统和应用程序能够有效地交换和处理信息与数据提供足够的支持和保障。为了提升数字化处理的效率并协调与数字化相关的各个部门的工作，基层单位要成立一个专门的数字化工作协调小组，定期组织数字化协调会议，共同整理和分析数字化过程中的各种细节问题。例如，各环节数据的留余量是否合理、图像质检和图像总检环节的人员机动调整等，以确保数字化处理工作能够平稳有序地进行。对于那些需要特别处理的档案则可以实施小周期操作，指派专门的人员完成各个流程的处理，并对流程数据进行及时的统计分析和多角度的核实。
系统搭建：做好数据迁移与整合，实现档案一体化管理
如图2所示，基层单位应基于现有资源并遵循“标准与开放”原则构建稳定的基础环境，选择成熟硬件设备和软件系统以确保系统具备良好的兼容性和扩展性。除了要为系统的运行提供稳定的网络连接和能存储、处理大量数据且支持高并发访问的服务器以及存储和管理海量数据、支持数据的快速查询和分析的操作系统及数据库外，还需要优化消息队列中间件、应用服务器、数据集成中间件、业务流程管理（BPM）中间件、API管理中间件、事务中间件、内容管理中间件等软件层次，抽象化底层的技术细节，使不同的应用程序和服务能够更容易地相互通信和协作，而无需关心底层的网络协议、数据格式、硬件平台等差异，从而促进各种档案信息的共享和交换。为了确保基层单位档案管理数字化系统的顺利升级，技术人员需要根据升级方案搭建一个与生产环境相似的测试环境，确保更新后，系统的档案录入、查询、修改、删除、统计、报表生成等各项功能完全符合需求，通过模拟大量用户操作评估系统的响应时间、吞吐量、并发处理能力等性能指标，以保证系统能在高压环境下稳定运行。
效果评估：收集用户反馈，优化系统功能
目前，很多基层单位的档案管理数字化进程并没有一个明确的标准，无法全方位和系统性地展现档案管理数字化的核心元素。基于此问题，基层单位可以着手制订一套全面的档案数字化效果评估指标体系，以便进行定期的自查和评估，从而不断优化和改进数字化管理工作。在评估档案利用率时，基层单位应综合考虑档案的在线查询次数、下载次数、实体借阅次数等关键指标，这些数据能够直观地反映出档案数字化后的使用频率和范围，从而清晰地看到数字化对档案资源推广和利用的促进作用。机构应当重视对档案使用深度与广度的评估，包括分析哪些档案类型更受欢迎，哪些部门或个人频繁地使用数字化档案资源，以及档案利用的时间分布模式等。在进行用户满意度调查时，可以通过问卷调查、个别访谈、在线评价等多种方式，全面收集用户对数字化档案的易用性、准确性、服务速度等方面的反馈，作为评估档案数字化服务质量及用户接受程度的重要依据。机构需要关注数字化服务的覆盖面，确保档案服务能够覆盖所有有需求的部门和个人，做到服务的便捷化、个性化。同时，基层组织还应定期对评估体系进行审查和更新，以适应档案管理数字化的最新趋势和用户需求的变化。
基层单位档案管理数字化不仅是提升工作效率、保障档案安全的重要手段，也是适应社会主义市场经济发展的必然选择。面对当前档案管理信息化建设中存在的问题，基层单位必须强化信息化基础设施建设，打造专业信息化档案管理团队，持续优化档案管理信息化系统平台，提高档案信息化管理的标准性和安全性。单位管理人员应持续深化对档案管理信息化重要性的认识，积极借鉴先进的管理理念和做法，将档案管理工作纳入单位发展的整体规划，确保档案管理数字化与单位其他业务同步发展，确保档案管理信息化建设与时俱进，满足新时代的发展需求。通过档案管理数字化的深入推进，基层单位将更好地发挥档案在决策支持、工作考核、机构改革、保障职工合法权益等方面的重要作用，为单位的健康发展提供有力支撑，也为国家档案资源体系建设贡献宝贵力量。
（作者单位：大连金普新区友谊街道办事处）
