数字化时代大背景下，档案建设与管理工作需要大力推进数字化转型升级，依托时下最先进的数字化技术建构智慧档案管理体系。相较于传统的档案建设与管理模式，智慧档案借助数字化、智能化技术手段的支持，大幅度提升了档案管理工作的效率。加快推进智慧档案建设，已经成为未来我国档案工作发展的关键方向。智慧档案投入实践应用，需要从根本上确保智慧档案建设的规范、安全运行。而实现这一点，需要在智慧档案建设中充分体现标准化原则，在智慧档案建设与管理中将标准化管理理念有机融入各环节。对此，本研究将立足智慧档案建设中数字化技术推广应用的价值意义以及智慧档案建设中实际面临的挑战，分析并说明标准化视域下智慧档案建设的最完善框架结构构成与建设实践途径，为智慧档案在新时期社会发展中发挥更大作用提供技术层面的支持。
以数字化技术广泛应用为典型特征的数字化时代的到来对社会发展总体形势演进产生了深刻影响，为适应数字化时代的全新发展形势，档案建设与管理工作开始探索数字化技术融入的可能，智慧档案应运而生。档案管理对于我国社会发展有着重大作用，是新时代社会发展中传播中华优秀历史文化、完善社会服务体系等诸多社会发展活动的关键载体。全新的历史时期，档案建设应进一步强化与信息化时代发展大势的联系，沿着标准化的大方向深化推进智慧档案建设，实现新时期档案管理工作的智能化技术赋能，以此推动档案管理科学化、规范化发展。针对此，智慧档案建设要充分落实标准化原则，从智慧档案建设的基本目标出发，充分认识智慧档案建设中数字化技术的应用价值意义与实际问题，从根本上明确智慧档案的科学理论框架，以此为基础开展真正有成效的智慧档案建设。
智慧档案建设中数字化技术应用价值意义
智慧档案建设中，数字化技术应用是无法回避的关键节点与核心特征。数字化技术应用对于智慧档案建设的推进起到了至关重要的作用，而且从智慧档案发展的社会政策背景、档案工作发展需要等客观因素进行分析，在智慧档案建设中大力应用数字化技术也有着极突出的必要性。
首先，智慧档案建设中数字化技术的大范围应用从根本上顺应了国家提出的相关政策要求。根据《“十四五”全国档案事业发展规划》，加速数字档案馆（室）建设是国家战略的要求，应用数字化技术参与决策活动治理是实现这一要求的最直接有效的形式。其次，应用数字化技术开展智慧档案建设能够进一步强化档案数据的真实性与完整性，更有效防止档案管理可能出现的档案数据丢失、损坏、篡改等情况。再次，数字化技术应用能够进一步加强档案管理的合规性，提高档案管理效率，从各方面维护智慧档案管理工作开展的秩序与效果，提升档案管理工作质量。最后，智慧档案建设中，通过各种先进数字化技术应用搭建更科学的理论框架，能够为档案管理主体进行更科学的发展决策提供更有力帮助。在智慧档案建设中，大规模的成本投入、更高的专业门槛都要求档案管理与对应主体能够做出最科学的决策，而数字化技术能够为档案管理主体档案管理相关工作的开展提供全方位的技术支持，并根据技术应用客观需求辅助决策纠错。
智慧档案在多个领域中都得到了有效的应用，其中就包括地震信息管理与地震风险预测领域。在地区地震信息管理中，可以借助智慧档案系统的海量数据存储功能保存较长时间段内的地区地震活动数据，包括地震发生时间、震级、震源深度、对地面建筑破坏程度、造成的人员财产损失等。基于智慧档案中存储的海量数据，可以在系统内部绘制地区地震信息的动态全趋势图，进行未来地区地震灾害发生趋势、危害程度等方面的预测，帮助地区地震局配合开展地区地震风险预测、防震减灾等各项相关工作。
智慧档案建设中面临的挑战
当下我国智慧档案建设主要面临以下几方面的挑战。
第一，资金投入规模较大，给智慧档案建设的成本控制带来较大困难。智慧档案建设中，大规模的成本投入是客观存在的问题，需要档案管理主体围绕智慧档案建设相关的硬件设施、软件开发与专业人员培训等方面投入资源，由此给档案管理主体造成的巨大成本压力，使得其高度关注智慧档案建设中单位资源应用效益最大化的问题。
第二，智慧档案数据管理与整合的困境。智慧档案系统中存储的数据普遍具有规模大、类型多的特征。繁杂的数据类目需要档案管理主体能够对系统中的数据进行科学的整合管理，具体涉及数字化档案数据收集、存储、质量保障等诸多方面，需要系统技术架构充分满足以上各项数据处理要求。
第三，智慧档案系统中数据安全防护问题。数字化时代下，互联网环境的安全性问题是威胁智慧档案系统运行稳定性与安全性的最主要因素。在智慧档案建设中需要在档案管理系统基础上创设更有效的安全防护机制，最大程度保障档案数据安全。
第四，智慧档案管理技术标准与实际操作性能设置的问题。智慧档案建设涉及多种类型系统的整合，而不同类型的系统往往由不同的技术供应商主持开发，不同系统间的兼容性可能因此受到巨大影响。根据这一点，在智慧档案建设中，要着力解决潜在的不同系统间无法兼容的问题，真正将各个系统整合成统一的智慧档案系统，并统一对系统运行保养维护，保证智慧档案管理系统能够正常发挥其效果。
标准化导向下智慧档案建设框架与实践
智慧档案建设框架
标准化导向下，智慧档案建设中的框架构成可细分为以下几部分。
第一部分为应用层框架。应用层在智慧档案管理系统中属核心构成部分，根据智慧档案服务需要应具备多样化服务模式，以适应不同情境下的档案管理需要。具体包括一站式服务模式、沉浸式服务模式、主动式服务模式、精准式服务模式及智库式服务模式。根据不同模式服务内容，在智慧档案管理系统建设中应用大数据、云计算、虚拟现实技术，能最大程度提高档案信息服务的针对性，提升服务质量。
第二部分为平台层框架。这一层框架具体由档案数据管理系统、智慧档案系统与云脑系统三部分构成。通过这三个系统的集成真正实现整体系统中对各类型档案数据的收集、存储、传输、共享等，为用户提供更多维度的档案信息服务。
第三部分为处理层框架。其一是智慧感知模块的搭建。使用传感器技术与智能识别技术，能精准识别系统接收的所有档案管理信息，并在信息处理中对这一过程进行实时监控。其二是智慧采集模块的搭建。精确划分不同类型的档案信息，对所有经由系统程序获取的信息作可视化处理。其三是智慧鉴定模块的搭建。以系统配置的数据库为基础，使用机器学习算法对系统采集的所有类型的档案数据作价值分析，将价值分析结果代入数据类型分类，以提升数据类型分类结果的科学性。最后是智慧管理与开发，通过系统模块设置实现系统中档案数据科学化管理，并基于人工智能等先进数字化技术对系统中档案数据价值进行更科学、全面的判定。
第四部分为资源层框架。智慧档案建设中，需要根据不同档案管理工作的工作需求建设不同类型的数据库，完善档案管理与深度开发体系。数据库类型具体包括一般档案数据库、专题档案数据及特色档案数据库。三个数据库分别对应档案管理中日常工作数据等基础档案数据、特定项目活动对应的专题档案数据及当地历史文化等区域发展特色档案数据的存储与使用。
第五部分为设施层框架。智慧档案建设中的设施保障需求包含数据设施、算力算法设施、智能设施及网络设施保障。基于此，智慧档案系统体系搭建要根据以上设施保障需求推进智慧档案建设，以硬件设施配套的完善保证智慧档案管理系统功能能够正常发挥。
最后一部分为基础层框架。该部分强调在智慧档案建设中需要的各种客观因素保障，具体涵盖政策法规、人才保障等方面的内容。
智慧档案建设具体实践
根据标准化导向对智慧档案建设的要求，智慧档案建设实践应从以下方面具体展开。
第一，全面深化智慧档案管理中各项资源的整合。智慧档案建设需要有力的档案资料支撑。如果在智慧档案建设中脱离了真实可靠的档案资源支持，将会导致智慧档案建设无法实际落地。这会直接导致智慧档案建设前期所有的系统框架设计与技术方案应用规划等工作的开展成果失去根本意义，无法让智慧档案建设真正为用户提供优质的档案信息服务。针对这一点，智慧档案建设中要进一步深化相关档案资源的整合，以丰富的档案资源推动智慧档案建设更平稳落地。首先，要进一步提升档案资源收集的质量。在实际工作中，档案管理人员在收集汇总各项档案信息时，需要使用各种已知的最先进的数字化技术，以此提升对档案信息的对比识别精度，以便将数据中包含的冗余、无效信息从数据集中剥离，提升整体档案信息收集的有效率与档案信息质量。其次，在档案信息收集工作中应恪守应收尽收的原则。在数字化时代的大背景下，档案管理工作需要处理的档案信息规模与类型都有极大拓展，这就需要档案管理部门将“大档案观”的工作理念充分落实到工作实践中，着眼档案管理工作核心目标与整体合作需要等方面，进行档案收集范围的重新划定，以此方式进一步强化档案管理部门的档案数据收集与管理效能，同时可以更有力促进档案管理工作中系统收集处理的档案数据量以及数据处理质量的提升。确保收集的档案数据足够真实可靠、规范有序、可靠合规，为后续档案信息的科学使用和相关领域资源开发利用创造有利条件。例如，在地区地震档案信息管理中，根据上述内容，地区地震局主持开展智慧档案建设时，应明确地震预测、防震救灾等各项工作中所需要的具体数据内容，规划档案数据的检索范围。根据限定的档案数据检索范围从当地地方志记载、卫星观测数据、地区地质活动报告等载体中进行对应档案数据的搜集，并在搜集数据的过程中仔细核查数据内容的准确性，将错误或无法核实准确性的数据剔除。之后再将收集到的数据导入系统存储，用于后续地震风险预测等活动。
第二，全面推进智慧档案建设的多元协同。智慧档案建设涉及多领域、多类型的数字化技术应用，不同数字化技术应用间的兼容与系统构建的统筹是保证智慧档案建设效果发挥的最根本要素。据此，在智慧档案建设中要最大程度发挥参与建设各主体的优势与作用，推动智慧档案建设整体质量的提升。落实到实践中，要密切关注不同主体在参与智慧档案建设过程中的相互配合。首先，要突出政府管理在智慧档案建设中的主体地位，地区政府工作部门应制定和出台智慧档案建设统筹政策文件，为解决智慧档案建设中的负责区块划分、系统构成差异、不同主体间档案建设数据割裂等实际问题提供基础解决路径。由此，从根本上提高智慧档案建设的质量。在此基础上，要进一步从智慧档案建设的实际需要出发，对现行智慧档案建设管理体制作进一步的创新完善，通过体制创新打破智慧档案建设中不必要的制度与技术层面互联的限制，最大程度推动不同主体技术优势的互补。其次，智慧档案建设需要建立高度统一的技术标准，以规范技术应用的形式，更有力推动不同平台数据的兼容共享，进一步提升智慧档案建设效果。例如，在地区地震智慧档案管理系统的构建中，档案数据来源的形式包括文字史料记述、地质遥感测绘图像等，文字形式的档案数据只需要系统检索字段中的数字信息，而遥感图像数据处理需要通过相应的读图程序参与，将图像内容转换成数字，为此可以在智慧档案系统建设中植入相应的遥感图像信息提取的功能模块，将图像内容进行数字形式转化，最终将所有得到的档案数据转化成可以统一使用的数字形式，方便地震局工作人员统一调取和使用各项档案数据。
第三，进一步强化智慧档案建设中的数据驱动。在智慧档案建设中，要明确“数据”与“技术”两大概念在智慧档案建设中的核心地位，将更多精力投入“数据赋能”与“技术赋能”。在具体实践中，需要参与智慧档案建设的工作人员在工作中，按照《档案分类标引规则》（GB/T 15418-2009）提出的有关要求进行档案信息资源的科学分类，通过对各类档案资源的整合加工、聚类分析等实现对各类档案信息更科学、合理的利用。另外，在智慧档案建设中要融入大数据、人工智能、区块链等先进的数字化技术，从智慧档案系统实际应用的各项需求出发，制订更完善的技术应用方案，让技术赋能的效果得到更充分发挥，通过提升技术实力助力智慧档案系统实际使用效果的提升。以大数据技术应用为例，在地震局智慧档案建设中，系统基于大数据应用引入足够大内存的数据库，以录入地区有史记载以来的各项地震数据。基于数据库中存储的地震数据，地震局人员可以通过大数据技术手段将所有的数据整理成一份表格，明确显示地区地震发生时间、震级、人员财产损失情况等关键数据，通过高频字段提取与数据时空分布分析得到地区地震灾害的时空发展规律，由此提升地震局地震风险预测的精度。
综上所述，本研究立足当下智慧档案建设中的实际问题，深入探讨了智慧档案系统的科学框架构成，并进一步联系地震局智慧档案建设活动开展实践，论述在智慧档案建设中可以采用的各种实践举措。根据上述内容，智慧档案建设要在科学框架设置的基础上，从档案资源整合、不同主体间互联与数据驱动效果发挥方面做出相应举措，有力推动智慧档案建设的进程，为新时期档案管理工作开展提供更有力的技术支持。
（作者单位：河北省地震局）
